¿Cómo registro las horas en TimeTac?

TimeTac ofrece varias formas de registrar horas. Puedes hacerlo en tiempo real mientras trabajas o añadir entradas de forma manual para días pasados. Este artículo muestra las opciones en la aplicación web; la mayoría funciona de la misma manera en la app móvil.

Contenido

• Registrar horas en tiempo real
• Registrar horas de forma manual en el calendario
• Editar registros existentes
• Registrar pausas
• Registrar ausencias
• Registrar horas en nombre de otros usuarios
• Solicitudes de registro horario

Opciones de registro horario: en tiempo real y manual

En TimeTac, puedes registrar las horas de dos formas:

• Registro en tiempo real: registra las horas mientras trabajas y está disponible en la aplicación web, la app móvil, la máquina de fichar, los dispositivos NFC y la app del tracker.
• Registro manual: permite añadir o corregir entradas para días pasados y solo está disponible en la aplicación web y la app móvil.

Registrar horas en tiempo real

Quicktrack es la herramienta de registro en tiempo real de TimeTac. Puedes abrirla de dos formas:

• Desde la barra de la parte inferior izquierda de la aplicación web, o
• Mediante un atajo de teclado personalizable: abre Quicktrack desde cualquier pantalla sin salir de la vista actual.

Sigue estos pasos para iniciar una actividad en tiempo real:

1. Abre Quicktrack desde la barra inferior izquierda o con el atajo de teclado.
2. Selecciona la actividad que quieres registrar en el campo de búsqueda.
3. Haz clic en Iniciar para empezar a registrar.
4. Haz clic en Pausa para cambiar a una pausa, o en Detener para terminar la actividad.

Los registros en tiempo real muestran los segundos en curso. Una vez detenidas, el registro se redondea a minutos completos.

Para las instrucciones de configuración de Quicktrack (por ejemplo, configurar el atajo de teclado), consulta el artículo: ¿Cómo configuro el atajo de Quicktrack??

Registrar horas de forma manual en el calendario

El Calendario te permite registrar horas para días pasados, completar entradas omitidas o corregir las existentes. Puedes añadir entradas haciendo clic, haciendo clic y arrastrando, o usando el botón Añadir.

Abre el Calendario desde la barra lateral y luego sigue estos pasos:

Añadir una entrada haciendo clic

1. Haz clic en la franja donde debe empezar la entrada. TimeTac selecciona un bloque de 15 minutos de forma predeterminada.
2. Elige una actividad y añade una nota si es necesario.
3. Haz clic en Guardar.

Añadir una entrada arrastrando

1. Haz clic y mantén pulsado en la hora de inicio, luego arrastra hasta la hora de fin.
2. Elige una actividad, añade una nota si es necesario y haz clic en Guardar.

Añadir una entrada de forma manual

1. En el Calendario, haz clic en Añadir en la esquina superior derecha.
2. Introduce la hora de inicio y la hora de fin, elige una actividad y añade una nota si es necesario.
3. Haz clic en Guardar.

Editar registros existentes

Puedes corregir los registros de horas en cualquier momento, siempre que no se hayan cerrado todavía. Para ello, abre la entrada en el Calendario para cambiar la actividad, ajustar la hora, insertar una pausa, dividir la entrada o eliminarla.

Las notas añadidas a un registro de horas son visibles para la persona que creó la nota y para cualquier persona con acceso de gestión. Algunos informes también incluyen las notas durante la exportación.

Registrar pausas

Las pausas se registran de la misma forma que las actividades. Inicia una pausa en tiempo real con el botón Pausa del registro en tiempo real, con el icono de pausa en Quicktrack, o añádela de forma manual desde el Calendario seleccionando Pausa como tipo de actividad.

Registrar ausencias

Algunos tipos de ausencia, como visitas al médico o citas con organismos públicos, pueden registrarse junto con el tiempo de trabajo. Selecciónalos desde el campo de búsqueda de actividades, igual que cualquier otra actividad.

Registrar horas en nombre de otros usuarios

Los usuarios con acceso de gestión pueden registrar o corregir horas para las personas de las que son responsables. El alcance exacto depende del rol:

• Administración y Titular de cuenta pueden registrar horas para cualquier usuario.
• Responsables pueden registrar horas para los usuarios de su departamento si la función Jefe/a de departamento o Suplente está activada.
• Project managers pueden registrar horas para los miembros de sus proyectos.

Sigue estos pasos para registrar horas para otro usuario:

1. Abre el Calendario.
2. Cambia de tu propia vista a la vista del usuario para el que quieres registrar.
3. Añade o edita los registros de horas de la misma forma que lo harías para ti.

Las mismas acciones están disponibles en la app móvil.

Solicitudes de registro horario

Si tu cuenta utiliza el flujo de solicitudes, los registros manuales no se guardan directamente. En su lugar, se envían como una solicitud y permanecen en estado Pendiente hasta que un usuario con acceso de gestión los aprueba.

Puedes encontrar todas las solicitudes abiertas y procesadas en el panel de notificaciones, ordenadas por estado. El artículo ¿Dónde encuentro las notificaciones? explica el flujo completo.