Wie erfasse ich Zeiten in TimeTac?

Dieser Artikel ist für: Standard, Management, Projektmanagement, Administration und Kontoverantwortung.

TimeTac bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten, Zeiten zu erfassen. Sie können Zeiten live während der Arbeit aufzeichnen oder Einträge nachträglich für vergangene Tage hinzufügen. Dieser Artikel zeigt Ihnen die Optionen in der Web-App – die meisten funktionieren in der Mobile-App auf die gleiche Weise.

Möglichkeiten zur Zeiterfassung – live und nachträglich

Sie können Zeiten in TimeTac auf zwei Arten erfassen:

Die Live-Erfassung zeichnet die Zeit während der Arbeit auf und steht in der Web-App, der Mobile-App, am Terminal, mit NFC-Geräten und im Tracker zur Verfügung.
Die nachträgliche Erfassung ermöglicht es Ihnen, Einträge für vergangene Tage zu ergänzen oder zu korrigieren, und steht nur in der Web-App und der Mobile-App zur Verfügung.

Info: Sie können keine Zeiten in der Zukunft erfassen. Einträge mit einem Startdatum nach heute sind nicht erlaubt.

Zeiten live erfassen

Quicktrack ist das Werkzeug für die Live-Zeiterfassung in TimeTac. Sie können Quicktrack auf zwei Arten öffnen:

über die Leiste unten links in der Web-App, oder
über eine frei wählbare Tastenkombination – so öffnen Sie Quicktrack von jedem Bildschirm aus, ohne Ihre aktuelle Ansicht zu verlassen.

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Aktivität live zu starten:

Öffnen Sie Quicktrack über die Leiste unten links oder über die Tastenkombination.
Wählen Sie im Suchfeld die gewünschte Aktivität aus.
Klicken Sie auf Starten, um die Zeiterfassung zu beginnen.
Klicken Sie auf Pause, um in eine Pause zu wechseln, oder auf Stoppen, um die Aktivität zu beenden.

Live-Einträge zeigen die laufenden Sekunden an. Sobald die Aktivität gestoppt ist, wird der Eintrag auf volle Minuten gerundet.

Eine Anleitung zur Einrichtung von Quicktrack finden Sie im Artikel Wie richte ich Quicktrack ein?.

Zeiten nachträglich im Kalender erfassen

Im Kalender erfassen Sie Zeiten für vergangene Tage, ergänzen vergessene Einträge oder korrigieren bestehende. Sie fügen Einträge per Klick, per Klicken und Ziehen oder über die Schaltfläche Hinzufügen hinzu.

Öffnen Sie im Seitenmenü den Kalender und gehen Sie wie folgt vor:

Eintrag per Klick hinzuzufügen:

Klicken Sie auf den gewünschten Zeitpunkt – TimeTac wählt standardmäßig einen 15-Minuten-Block aus.
Wählen Sie eine Aktivität aus und ergänzen Sie bei Bedarf eine Notiz.
Klicken Sie auf Speichern.

Eintrag per Ziehen hinzuzufügen:

Klicken Sie auf die Startzeit, halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie bis zur Endzeit.
Wählen Sie eine Aktivität aus, ergänzen Sie bei Bedarf eine Notiz und klicken Sie auf Speichern.

Eintrag manuell hinzuzufügen:

Klicken Sie im Kalender rechts oben auf Hinzufügen.
Tragen Sie Start- und Endzeit ein, wählen Sie eine Aktivität aus und ergänzen Sie bei Bedarf eine Notiz.
Klicken Sie auf Speichern.

Tipp: Um einen Eintrag über Mitternacht hinaus zu erfassen, ziehen Sie über beide Tage oder geben Sie die Endzeit am Folgetag ein. TimeTac teilt den Eintrag automatisch auf die beiden Tage auf.

Bestehende Zeiteinträge bearbeiten

Sie können Zeiteinträge jederzeit korrigieren, solange diese noch nicht freigegeben wurden. Öffnen Sie hierfür den Eintrag im Kalender, um die Aktivität zu ändern, die Zeit anzupassen, eine Pause einzufügen, den Eintrag zu teilen oder ihn zu löschen.

Notizen, die Sie zu einem Eintrag hinzufügen, sind für die Person sichtbar, die die Notiz erstellt hat, sowie für alle Personen mit Management-Zugriff. In ausgewählten Berichten werden die Notizen beim Export ebenfalls aufgenommen.

Achtung: Sobald ein Monat in der Stundenabrechnung freigegeben wurde, sind die enthaltenen Einträge gesperrt. Sie können diese weiterhin einsehen, aber keine Korrekturen mehr vornehmen.

Pausen erfassen

Pausen werden auf die gleiche Weise wie Aktivitäten erfasst. Starten Sie eine Pause live über die Schaltfläche Pause am Live-Tracker, über das Pausen-Icon in Quicktrack oder fügen Sie sie nachträglich im Kalender hinzu, indem Sie Pause als Aktivitätstyp auswählen.

Abwesenheiten erfassen

Bestimmte Abwesenheitsarten – wie Arztbesuche oder Behördengänge – können zusammen mit Ihrer Arbeitszeit erfasst werden. Wählen Sie diese im Suchfeld der Aktivitäten aus, genauso wie andere Aktivitäten.

Zeiten für andere Personen erfassen

Personen mit Management-Zugriff können Zeiten für die Beschäftigten erfassen oder korrigieren, für die sie verantwortlich sind. Der Umfang hängt von der Rolle ab:

Administration und Kontoverantwortung können Zeiten für alle Personen erfassen.
Management kann Zeiten für die Personen in der eigenen Abteilung erfassen, wenn die Funktion Abteilungsleitung oder Vertretung aktiviert ist.
Projektmanagement kann Zeiten für die Mitglieder der eigenen Projekte erfassen.

Gehen Sie wie folgt vor, um Zeiten für eine andere Person zu erfassen:

Öffnen Sie den Kalender.
Wechseln Sie von Ihrer eigenen Ansicht zur Ansicht der Person, für die Sie Zeiten erfassen möchten.
Fügen Sie Einträge hinzu oder bearbeiten Sie diese wie bei Ihrem eigenen Kalender.

Die gleichen Funktionen stehen in der Mobile-App zur Verfügung.

Zeiteintrags-Anträge

Wenn in Ihrem Konto der Antragsworkflow aktiviert ist, werden nachträgliche Einträge nicht direkt gespeichert. Stattdessen werden sie als Antrag versendet und bleiben im Status Beantragt bis sie von einer Person mit Management-Zugriff genehmigt werden.

Alle offenen und bearbeiteten Anträge finden Sie im Benachrichtigungsbereich, sortiert nach Status. Der Artikel Wo finde ich Benachrichtigungen zu Anträgen? erklärt den vollständigen Ablauf.

Sie wissen jetzt, welche Möglichkeiten TimeTac bietet, um Zeit zu erfassen.