¿Cómo administro el informe de horas?

El informe de horas muestra día a día el tiempo de trabajo de un usuario: registros de horas, pausas, ausencias remuneradas, recargos, saldos e incumplimientos normativos. En la aplicación web y en la de escritorio lo encontrarás en Informes > Informe de horas. En la aplicación móvil está en Más.

Contenido

• Abre el informe de horas
• Qué significan las columnas
• Cierra un informe de horas
• Reabre días cerrados
• Registra un pago de horas extra
• Exporta el informe de horas

Abre el informe de horas

Cada usuario puede ver su propio informe de horas. Responsables, Administración y Titular de cuenta también pueden ver los informes de horas de los usuarios de los que se encargan. Solo quien puede ver a otros usuarios tiene arriba un desplegable para cambiar de usuario.

Sigue estos pasos

1. Ve a Informes > Informe de horas en la barra lateral.
2. Si puedes ver a otros usuarios, selecciona el usuario en el desplegable.
3. Selecciona el periodo con el selector de fecha.
4. En Seleccionar columnas, elige qué columnas se muestran.

Qué significan las columnas

El informe de horas muestra una fila por día. Las columnas se organizan en grupos, por ejemplo Cierre, Tiempo de trabajo o Saldos. Los grupos y columnas que aparecen dependen de los ajustes de tu cuenta. Pasa el ratón sobre la cabecera de una columna para ver su nombre completo y una explicación.

Cierre

• AE (Cerrado por el empleado): el propio usuario ha cerrado el día.
• AA (Cerrado por administradores): un responsable o Administración ha cerrado el día.
• Estado: muestra un icono de advertencia (⚠) en los días con un incumplimiento normativo, por ejemplo, si no se respetó una regla de pausas. El icono también aparece mientras un día se está calculando. Pasa el ratón sobre el icono para ver el motivo.

General

• Fecha: la fecha del calendario.
• JLE (Jornada laboral estándar): las horas de trabajo previstas para ese día según el horario laboral, antes de descontar vacaciones u otras ausencias.
• HO (Horas objetivo): las horas de trabajo previstas para ese día según el horario laboral, reducidas por la ausencia remunerada (AR).
• E (Entrada): el inicio del primer registro de horas del día.
• S (Salida): el fin del último registro de horas del día.
• P (Pausa): el tiempo total de pausa del día.

Pausas

• PR (Pausa remunerada): a medianoche, la pausa remunerada se descuenta automáticamente de las pausas no remuneradas (PNR) registradas manualmente.
• Detalles de PR: las horas en las que se registró la pausa remunerada (PR) ese día.
• PNR (Pausa no remunerada): la diferencia entre las pausas remuneradas (PR) y las pausas registradas (P).
• Detalles de PNR: las horas en las que se registró la pausa no remunerada (PNR) ese día.

Tiempo de trabajo

• HT (Horas de trabajo): la suma de todos los registros de horas del día.
• TTT (Tiempo total de trabajo): la suma de todos los registros de horas del día, incluidas las horas con recargo.
• AR (Ausencia remunerada): incluye vacaciones, enfermedad, festivos y actividades como visitas al médico o citas oficiales.
• TH (Total de horas): la suma del tiempo total de trabajo (TTT) y la ausencia remunerada (AR).
• SHNL (Sin horas de trabajo): las horas registradas fuera del horario laboral.

Horas extra

• R (Recargo): la suma de las horas que resultan de los recargos.
• RHE (Régimen de horas extra): muestra si está activa la bolsa de horas extra o el régimen de horas extra incluidas. Las horas extra acumuladas se compensan al final del periodo.
• PE (Pago de horas extra): las horas extra registradas como pagadas ese día. Un valor positivo reduce el saldo de horas (SH); un valor negativo lo aumenta.
• HC (Horas de compensación): reduce las horas objetivo (HO) de ese día.
• R 25 %, R 50 %, R 75 %, R 100 % (Recargo): la suma de todas las horas con un recargo del 25 %, 50 %, 75 % o 100 % según el horario laboral.

Saldos

• SD (Saldo diario): el exceso o déficit de horas de ese día.
• SH (Saldo de horas): el exceso o déficit que resulta de comparar las horas objetivo (HO) con las horas de trabajo (HT).
• HA (Horas anuales): el total de horas del año; solo aparece si tienes configuradas las horas anuales.
• SA (Saldo anual): las horas que quedan del total anual; solo aparece si tienes configuradas las horas anuales.

Ausencias

• VAC (Vacaciones): reduce las horas objetivo (HO) en la duración de las vacaciones; la ausencia remunerada (AR) aumenta en la jornada laboral estándar (JLE).
• FES (Festivo): reduce las horas objetivo (HO) en la duración del festivo.
• ENF (Enfermedad): reduce las horas objetivo (HO) en la duración de la baja; la ausencia remunerada (AR) aumenta en la jornada laboral estándar (JLE).
• OA (Otras ausencias): reduce las horas objetivo (HO) en la duración de la ausencia; la ausencia remunerada (AR) aumenta en la jornada laboral estándar (JLE).
• Detalles de OA: las otras ausencias registradas ese día.

Acciones (solo Administración y Titular de cuenta)

• Menú de acciones (⋯): registra un pago de horas extra para ese día. La columna queda vacía en los días que ya están cerrados.

Cierra un informe de horas

Al cerrar, todos los días abiertos hasta una fecha quedan bloqueados y ya no se pueden cambiar. Así los datos para la nómina son fiables. Cada usuario puede cerrar su propio informe de horas; entonces aparece un candado en la columna AE (cerrado por el empleado).

Sigue estos pasos

1. Abre el informe de horas del usuario y el periodo que quieres cerrar.
2. Haz clic en Cerrar.
3. En la ventana, indica la fecha en Cerrar hasta. La fecha más reciente posible es ayer.
4. Haz clic en Cerrar en la ventana.

TimeTac cierra todos los días abiertos hasta esa fecha, incluida. También puedes hacer clic en un día de la columna AE o AA para cerrar hasta ese día.

¿Cuándo no puedo cerrar?

TimeTac no permite el cierre si el periodo incluye alguno de estos casos:

• incumplimientos normativos
• solicitudes de horas o de ausencia pendientes
• un registro horario en curso
• días vacíos
• el día de hoy o una fecha posterior
• la fecha de inicio o un periodo archivado

Reabre días cerrados

Para corregir días cerrados, tienes que reabrirlos. Al reabrir se abren siempre todos los días desde la fecha elegida hasta hoy, nunca un solo día.

¿Quién puede reabrir?

• Administración y Titular de cuenta: siempre.
• Responsables: solo para los usuarios de los que se encargan y solo si está activado el ajuste Permitir volver a cerrar por roles de administración.
• Estándar: solo su propio informe de horas y solo si está activado el ajuste Permitir volver a cerrar por usuario.

Sigue estos pasos

1. Abre el informe de horas del usuario.
2. Haz clic en Cerrar.
3. En Cerrar hasta, indica una fecha anterior a la del último cierre.
4. Haz clic en Cerrar en la ventana.

Todos los días posteriores a esa fecha vuelven a estar abiertos. También puedes hacer clic en la marca de verificación de la columna AE o AA en el primer día que quieras reabrir.

Registra un pago de horas extra (Administración, Titular de cuenta)

Un pago de horas extra deja constancia de que se han pagado las horas extra de un usuario. Un valor positivo reduce el saldo de horas; un valor negativo lo aumenta. Solo Administración y Titular de cuenta ven la columna Acciones.

Sigue estos pasos

1. Abre el informe de horas del usuario.
2. En la fila del día en el que quieres registrar el pago, haz clic en el menú de acciones (⋯) de la columna Acciones.
3. Selecciona Pago de horas extra.
4. Indica las horas como número decimal.
5. Haz clic en Guardar.

El pago aparece en la columna Pago de horas extra y se tiene en cuenta en el saldo de horas del usuario.

Exporta el informe de horas

Al exportar se crea un informe de horas del periodo elegido. Puedes enviarlo a nóminas o guardarlo en tu archivo.

Sigue estos pasos

1. Abre el informe de horas del usuario y el periodo que quieres exportar.
2. Haz clic en Exportar.
3. Elige el formato: CSV (.csv), Excel (.xlsx) o PDF (.pdf).
4. El archivo se descarga en tu dispositivo.

En la aplicación móvil encontrarás el informe de horas en Más. Allí puedes consultarlo, cerrar y reabrir días, y exportarlo en CSV o Excel.

Ahora ya sabes cómo consultar, cerrar, reabrir y exportar el informe de horas en TimeTac.