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Wie verwalte ich die Stundenabrechnung?

Zeiteinträge einsehen, abschließen, ausbezahlte Überstunden erfassen und als Stundenbericht exportieren

Dieser Artikel ist für: Standard, Management, Administration, Kontoverantwortung

Diese Funktion ist verfügbar in: Web-App, Desktop-App, Mobile-App

Die Stundenabrechnung zeigt die Arbeitszeit einer Person Tag für Tag: Zeiteinträge, Pausen, bezahlte Abwesenheiten, Zuschläge, Salden und Compliance-Verstöße. In der Web-App und Desktop-App finden Sie sie unter Berichte > Stundenabrechnung, in der Mobile-App unter Mehr.

Inhalt

Stundenabrechnung öffnen

Jede Person sieht ihre eigene Stundenabrechnung. Management, Administration und Kontoverantwortung sehen zusätzlich die Stundenabrechnungen der Personen, für die sie zuständig sind. Nur wer andere Personen sehen kann, findet oben ein Dropdown zum Wechseln der Person.

Gehen Sie wie folgt vor

  1. Klicken Sie im Seitenmenü auf Berichte > Stundenabrechnung.
  2. Falls Sie andere Personen sehen können: Legen Sie im Dropdown die Person fest.
  3. Legen Sie in der Datumsauswahl den Zeitraum fest.
  4. Legen Sie in der Spaltenauswahl fest, welche Spalten sichtbar sind. 

Bedeutung der Spalten

Die Stundenabrechnung zeigt eine Zeile pro Tag. Die Spalten sind in Gruppen zusammengefasst, zum Beispiel Abschluss, Arbeitszeit oder Salden. Welche Gruppen und Spalten erscheinen, hängt von den Einstellungen Ihres Kontos ab. Fahren Sie mit der Maus über eine Spaltenüberschrift, um den vollen Namen und eine Erklärung zu sehen.

Spalte

Bedeutung

Abschluss

AP

 (Abgeschlossen von Person) – der Tag wurde von der Person abgeschlossen

AF

 (Abgeschlossen von Führungskraft) – der Tag wurde durch eine Führungskraft abgeschlossen

Status

 zeigt ein Warnsymbol (⚠) für Tage mit einem Compliance-Verstoß an, zum Beispiel bei einer nicht eingehaltenen Pausenregel. Das Symbol erscheint auch, solange ein Tag noch berechnet wird. Fahren Sie mit der Maus darüber, um den Grund zu sehen.

Allgemein

Datum

Kalenderdatum

RAZ

 (Regelarbeitszeit) – die regulären Arbeitsstunden für diesen Tag gemäß Arbeitszeitmodell, vor Berücksichtigung von Urlaub oder Abwesenheiten

SAZ

(Sollarbeitszeit) – die für diesen Tag geplanten Arbeitsstunden gemäß Arbeitszeitmodell, reduziert um bezahlte Abwesenheiten (BA)

Start

Beginn des ersten Zeiteintrags des Tages

Ende

Ende des letzten Zeiteintrags des Tages

Pause

Gesamte Pausenzeit des Tages

Arbeitszeit

AZ

(Arbeitszeit) – die Summe aller Zeiteinträge des Tages

GAZ

(Gesamte Arbeitszeit) – die Summe aller Zeiteinträge des Tages, einschließlich Stunden mit Zuschlag

BA

(Bezahlte Abwesenheit) – umfasst Urlaub, Krankenstand, Feiertage und Tätigkeiten wie Arztbesuche oder Behördenwege

GZ

(Gesamte Zeit) – die Summe aus Gesamter Abeitszeit (GAZ) und bezahlter Abwesenheit (BA)

Überstunden

AÜ

(Ausbezahlte Überstunden) – Überstunden, die für diesen Tag als ausbezahlt gebucht wurden. Ein positiver Wert reduziert den Arbeitszeitsaldo (AZS), ein negativer Wert erhöht ihn

ZA

(Zeitausgleich) – reduziert die Sollarbeitszeit (SAZ) für diesen Tag

25 % Z, 50 % Z, 75 % Z, 100 % Z

(Zuschlag) – die Summe aller Stunden mit 25 %, 50 %, 75 % oder 100 % Zuschlag gemäß Arbeitszeitmodell

Salden

TS

(Täglicher Saldo) – das Zeitguthaben oder -defizit für diesen Tag

AZS

 (Arbeitszeitsaldo) – das Zeitguthaben oder -defizit, das sich aus dem Vergleich der Sollarbeitszeit (SAZ) mit der Arbeitszeit (AZ) ergibt

SPJ

(Stunden pro Jahr) – Jahresarbeitszeit; nur sichtbar, wenn Stunden pro Jahr eingestellt sind

SJAZ

(Saldojahresarbeitszeit) – die verbleibenden Stunden des Jahreskontingents, nur sichtbar, wenn Stunden pro Jahr eingestellt sind

Abwesenheiten

U

(Urlaub) – reduziert die Sollarbeitszeit (SAZ) um die Dauer des Urlaubs; die bezahlte Abwesenheit (BA) wird um die Regelarbeitszeit (RAZ) erhöht

FT

 (Feiertag) – reduziert die Sollarbeitszeit (SAZ) um die Dauer des Feiertags

KS

 (Krankenstand) – reduziert die Sollarbeitszeit (SAZ) um die Dauer des Krankenstands; die bezahlte Abwesenheit (BA) wird um die Regelarbeitszeit (RAZ) erhöht

SA

 (Sonstige Abwesenheit) – reduziert die Sollarbeitszeit (SAZ) um die Dauer der sonstigen Abwesenheit; die bezahlte Abwesenheit (BA) wird um die Regelarbeitszeit (RAZ) erhöht

SA Details

Liste der sonstigen Abwesenheiten an diesem Tag

Aktionen (nur Administration und Kontoverantwortung)

Aktionsmenü (⋯)

Ausbezahlte Überstunden für den Tag buchen. Bei bereits abgeschlossenen Tagen bleibt die Spalte leer.

 

Stundenabrechnung abschließen

Beim Abschließen der Stundenabrechnung sperren Sie alle offenen Tage bis zu einem Datum gegen Änderungen. So bleiben die Daten für die Lohnabrechnung verlässlich. Jede Person kann ihre eigene Stundenabrechnung abschließen, dabei wird in der Spalte AP (Tag von der Person selbst abgeschlossen) ein Schloss-Symbol gesetzt. 

Gehen Sie wie folgt vor

  1. Öffnen Sie die Stundenabrechnung der Person.
  2. Klicken Sie auf Abschließen.
  3. Legen Sie im Dialog in der Datumsauswahl Abschließen bis das Datum fest. Das späteste mögliche Datum ist gestern.
  4. Klicken Sie im Dialog auf Abschließen.

TimeTac schließt alle offenen Tage bis einschließlich dieses Datums ab. Alternativ klicken Sie in der Spalte AP oder AF auf einen Tag, um bis zu diesem Tag abzuschließen.

Wann ist Abschließen nicht möglich?

TimeTac blockiert das Abschließen, wenn im Zeitraum eines der folgenden Probleme besteht:

  • Compliance-Verstöße
  • offene Anträge auf Zeit oder Abwesenheit
  • eine laufende Zeitmessung
  • leere Tage
  • ein Datum ab heute
  • das Startdatum oder ein archivierter Zeitraum

 

Achtung: Bei Compliance-Verstößen ist Abschließen nur möglich, wenn die Einstellung Compliance … umgehen aktiv ist. Sie finden sie unter Einstellungen > Kontoeinstellungen > Zeiterfassung > Abschluss der Stundenabrechnung. 

Abgeschlossene Tage wieder öffnen

Möchten Sie abgeschlossene Tage korrigieren, öffnen Sie diese wieder. Das Wiederöffnen gilt immer für alle Tage ab dem festgelegten Datum bis heute, nie für einen einzelnen Tag.

Wer kann wieder öffnen?

  • Administration: immer
  • Management: nur für Personen, die sie verwalten, und nur, wenn Erneutes Abschließen durch Führungskräfte zulassen aktiv ist
  • Standard: nur die eigene Stundenabrechnung und nur, wenn Erneutes Abschließen durch die Person zulassen aktiv ist

Beide Einstellungen finden Sie unter Einstellungen > Kontoeinstellungen > Zeiterfassung > Abschluss der Stundenabrechnung.

Gehen Sie wie folgt vor

  1. Öffnen Sie die Stundenabrechnung der Person.
  2. Klicken Sie auf Abschließen.
  3. Legen Sie unter Abschließen bis ein Datum vor dem letzten Abschlussdatum fest.
  4. Klicken Sie im Dialog auf Abschließen.

Alle Tage nach diesem Datum sind danach wieder offen. Alternativ klicken Sie in der Spalte AP oder AF auf den Haken des ersten Tages, den Sie wieder öffnen möchten.

Ausbezahlte Überstunden buchen (Administration, Kontoverantwortung)

Mit ausbezahlten Überstunden dokumentieren Sie, dass einer Person Überstunden ausbezahlt wurden. Positive Werte verringern den Arbeitszeitsaldo, negative Werte erhöhen ihn. Die Spalte Aktionen sehen nur Administration und Kontoverantwortung.

Gehen Sie wie folgt vor

  1. Öffnen Sie die Stundenabrechnung der Person.
  2. Klicken Sie in der Zeile des Tages in der Spalte Aktionen auf das Aktionsmenü (⋯).
  3. Klicken Sie auf Ausbezahlte Überstunden.
  4. Geben Sie die Stunden als Dezimalzahl ein.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Der Wert erscheint in der Spalte AÜ und fließt in den Arbeitszeitsaldo ein.

Info: Bei bereits abgeschlossenen Tagen ist die Spalte Aktionen deaktiviert. Öffnen Sie den Tag zuerst wieder. In der Mobile-App ist diese Funktion nicht verfügbar.

Stundenabrechnung als Stundenbericht exportieren

Mit dem Export erstellen Sie einen Stundenbericht für den festgelegten Zeitraum. Diesen können Sie an die Lohnabrechnung weitergeben oder ablegen. 

Gehen Sie wie folgt vor

  1. Öffnen Sie die Stundenabrechnung der Person und legen Sie den gewünschten Zeitraum fest.
  2. Klicken Sie auf Export.
  3. Wählen Sie das gewünschte Format: CSV (.csv), Excel (.xlsx) oder PDF (.pdf).
  4. Die Datei wird auf Ihr Gerät heruntergeladen.

 

Tipp: Das PDF enthält alle sichtbaren Spalten und den festgelegten Zeitraum.

Stundenabrechnung in der Mobile-App

In der Mobile-App finden Sie die Stundenabrechnung unter Mehr. Dort können Sie die Stundenabrechnung ansehen, Tage abschließen und wieder öffnen sowie als CSV oder Excel exportieren.

 

Sie wissen jetzt, wie Sie in TimeTac die Stundenabrechnung prüfen, abschließen, wieder öffnen und als Stundenbericht exportieren können.