Wie verwalte ich die Stundenabrechnung?

Die Stundenabrechnung zeigt eine detaillierte Aufschlüsselung der Arbeitszeiten einer Person pro Tag. Sie enthält Zeiteinträge, Pausen, bezahlte Abwesenheiten, Zuschläge, Salden, Abwesenheiten und Compliance-Verstöße. Aus der Stundenabrechnung können Sie den Zeitraum abschließen, ausbezahlte Überstunden erfassen und die Daten als Stundenbericht exportieren.

Inhalt

• Stundenabrechnung öffnen
• Bedeutung der Spalten
• Stundenabrechnung abschließen
• Ausbezahlte Überstunden erfassen
• Stundenabrechnung als Stundenbericht exportieren

Stundenabrechnung öffnen

Die Stundenabrechnung ist die Live-Übersicht, in der Sie tägliche Zeiteinträge prüfen und bearbeiten. Personen mit der Rolle Standard sehen ihre eigenen Daten. Personen mit der Rolle Management, Administration oder Kontoverantwortung können die Stundenabrechnung anderer Personen in ihrem Bereich einsehen.

Gehen Sie wie folgt vor

1. Navigieren Sie zu Berichte > Stundenabrechnung im Seitenmenu.
2. Wählen Sie die Person aus, deren Stundenabrechnung Sie einsehen möchten.
3. Wählen Sie den Zeitraum über die Datumsauswahl.

Bedeutung der Spalten

Die Stundenabrechnung zeigt eine Zeile pro Tag. Die Spalten sind in sieben Gruppen gegliedert: Abschluss, Allgemein, Arbeitszeit, Überstunden, Salden, Abwesenheiten und Aktionen. Jede Spaltenüberschrift zeigt eine kurze Abkürzung; bewegen Sie den Mauszeiger darüber, um den vollständigen Namen und die Definition zu sehen.

Abschluss

• AP (Abgeschlossen von Person) – der Tag wurde von der Person abgeschlossen
• AF (Abgeschlossen von Führungskraft) – der Tag wurde durch eine Führungskraft abgeschlossen
• Status – zeigt ein Warnsymbol (⚠) für Tage mit einem Compliance-Verstoß an, zum Beispiel bei einer nicht eingehaltenen Pausenregelung. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Symbol, um den konkreten Grund zu sehen

Allgemein

• Datum – das Kalenderdatum
• RAZ (Regelarbeitszeit) – die regulären Arbeitsstunden für diesen Tag gemäß Arbeitszeitmodell, vor Berücksichtigung von Urlaub oder Abwesenheiten
• SAZ (Sollarbeitszeit) – die für diesen Tag geplanten Arbeitsstunden gemäß Arbeitszeitmodell, reduziert um bezahlte Abwesenheiten (BA)
• Start – die Startzeit des ersten Zeiteintrags des Tages
• Ende – die Endzeit des letzten Zeiteintrags des Tages
• Pause – die gesamte Pausenzeit des Tages

Arbeitszeit

• AZ (Arbeitszeit) – die Summe aller Zeiteinträge des Tages
• GAZ (Gesamtarbeitszeit) – die Summe aller Zeiteinträge des Tages, einschließlich Stunden mit Zuschlag
• BA (Bezahlte Abwesenheit) – umfasst Urlaub, Krankenstand, Feiertage und Tätigkeiten wie Arztbesuche oder Behördenwege
• GZ (Gesamtzeit) – die Summe aus Gesamtarbeitszeit (GAZ) und bezahlter Abwesenheit (BA)

Überstunden

• AÜ (Ausbezahlte Überstunden) – Überstunden, die für diesen Tag als ausbezahlt erfasst wurden. Ein positiver Wert reduziert den Arbeitszeitsaldo (AZS), ein negativer Wert erhöht ihn
• ZA (Zeitausgleich) – reduziert die Sollarbeitszeit (SAZ) für diesen Tag
• 25 % Z, 50 % Z, 75 % Z, 100 % Z (Zuschlag) – die Summe aller Stunden mit 25 %, 50 %, 75 % oder 100 % Zuschlag gemäß Arbeitszeitmodell

Salden

• TS (Täglicher Saldo) – das Zeitguthaben oder -defizit für diesen Tag
• AZS (Arbeitszeitsaldo) – das Zeitguthaben oder -defizit, das sich aus dem Vergleich der Sollarbeitszeit (SAZ) mit der Arbeitszeit (AZ) ergibt
• SPJ (Stunden pro Jahr) – das jährliche Stundenkontingent, nur sichtbar, wenn Stunden pro Jahr konfiguriert sind
• SSPJ (Saldo Stunden pro Jahr) – die verbleibenden Stunden des Jahreskontingents, nur sichtbar, wenn Stunden pro Jahr konfiguriert sind

Abwesenheiten

• U (Urlaub) – reduziert die Sollarbeitszeit (SAZ) um die Dauer des Urlaubs; die bezahlte Abwesenheit (BA) wird um die Regelarbeitszeit (RAZ) erhöht
• FT (Feiertag) – reduziert die Sollarbeitszeit (SAZ) um die Dauer des Feiertags
• KS (Krankenstand) – reduziert die Sollarbeitszeit (SAZ) um die Dauer des Krankenstands; die bezahlte Abwesenheit (BA) wird um die Regelarbeitszeit (RAZ) erhöht
• SA (Sonstige Abwesenheit) – reduziert die Sollarbeitszeit (SAZ) um die Dauer der sonstigen Abwesenheit; die bezahlte Abwesenheit (BA) wird um die Regelarbeitszeit (RAZ) erhöht
• SA Details – Liste der für diesen Tag erfassten sonstigen Abwesenheiten

Aktionen

• Das Aktionsmenü (⋯), über das Sie ausbezahlte Überstunden für den Tag erfassen können

Stundenabrechnung abschließen

Das Abschließen der Stundenabrechnung verhindert weitere Änderungen an den Daten für den abgeschlossenen Zeitraum. Dies gewährleistet Datenintegrität für die Lohnverrechnung.

Gehen Sie wie folgt vor

1. Öffnen Sie die Stundenabrechnung für die Person und den Zeitraum, den Sie abschließen möchten.
2. Klicken Sie auf Abschließen.
3. Falls Compliance-Verstöße vorliegen, werden Sie vor dem Abschluss darauf hingewiesen.

Ausbezahlte Überstunden erfassen

Mit dem Erfassen von ausbezahlten Überstunden halten Sie fest, dass Überstunden an eine Person ausbezahlt wurden. Ein positiver Wert reduziert den Arbeitszeitsaldo, ein negativer Wert erhöht ihn.

Gehen Sie wie folgt vor

1. Öffnen Sie die Stundenabrechnung für die betreffende Person.
2. Klicken Sie in der Zeile des gewünschten Tages auf das Aktionsmenü (⋯) in der Spalte Aktionen.
3. Wählen Sie Ausbezahlte Überstunden.
4. Geben Sie die Stunden als Dezimalzahl ein.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Die Auszahlung wird in der Spalte Ausbezahlte Überstunden angezeigt und im Arbeitszeitsaldo der Person berücksichtigt.

Stundenabrechnung als Stundenbericht exportieren

Beim Exportieren der Stundenabrechnung wird ein Stundenbericht mit den Daten des gewählten Zeitraums erstellt. Die exportierte Datei ist das, was Sie an die Lohnverrechnung weitergeben oder zur Dokumentation archivieren.

Gehen Sie wie folgt vor

1. Öffnen Sie die Stundenabrechnung für die Person und den Zeitraum, den Sie exportieren möchten.
2. Klicken Sie auf Exportieren.
3. Wählen Sie das Format: CSV (.csv), Excel (.xlsx) oder PDF (.pdf).
4. Die Datei wird auf Ihr Gerät heruntergeladen.

Sie wissen jetzt, wie Sie in TimeTac die Stundenabrechnung einsehen, abschließen, ausbezahlte Überstunden erfassen und die Daten als Stundenbericht exportieren können.