¿Cómo funciona el expediente digital del empleado?
Guarda contratos, certificados y documentos de identidad de forma segura en un solo lugar
Este artículo es para: Estándar, Responsables, Administración, Titular de cuenta
Esta función está disponible en: aplicación web, aplicación de escritorio, aplicación móvil (solo lectura)
El expediente digital del empleado guarda en TimeTac, de forma centralizada, contratos, certificados, documentos de identidad y otros documentos. Se almacenan conforme al RGPD en servidores de la UE y solo pueden verlos las personas autorizadas. Cada persona abre su propio expediente desde el menú de perfil; Responsables y Administración también lo encuentran en Empresa > Documentos.
Contenido
- ¿Dónde encuentro mis documentos?
- Sube un documento
- Categorías, fechas y caducidad
- Filtra, busca y agrupa
- Abre, edita, archiva o elimina un documento
- ¿Quién puede ver y editar qué?
¿Dónde encuentro mis documentos?
El acceso a los documentos depende de tu rol. Los usuarios con el rol Estándar solo ven su propio expediente. Responsables y Administración también ven los expedientes de su equipo o de toda la empresa.
- Desde el menú de perfil, arriba a la derecha: Mis documentos. Aquí solo ves tu propio expediente.
- Si eres Responsable o tienes el rol de Administración, también en Empresa > Documentos. Usa el filtro Todos los usuarios para seleccionar qué expediente quieres ver.
- Directamente desde la lista de usuarios: en Empresa > Usuarios, abre el menú de acciones de la persona y selecciona Documentos. La lista se abre ya filtrada por esa persona.
Sube un documento
Puedes subir un PDF directamente desde tu dispositivo, de hasta 20 MB por archivo. TimeTac toma el título del nombre del archivo y puedes cambiarlo en cualquier momento.
Sigue estos pasos
- Ve a Documentos y haz clic en Subir documento.
- Arrastra el PDF al campo de subida o haz clic para seleccionarlo.
- Selecciona una categoría en el desplegable. Según la categoría, aparecen los campos de fecha correspondientes: Fecha de emisión, Válido desde, Válido hasta o Fecha. Los campos obligatorios están marcados.
- Si eres Responsable o tienes el rol de Administración, selecciona también la persona a la que corresponde el documento.
- Haz clic en Subir.
Consejo: Puedes subir hasta 20 archivos PDF a la vez, de hasta 20 MB cada uno. Arrastra varios archivos al campo de subida. La categoría se aplica a todos los archivos, pero puedes indicar una persona y unas fechas distintas para cada uno.
Categorías, fechas y caducidad
Las categorías disponibles son Contrato de trabajo, Nómina, Certificado / licencia, Documento de identidad / permiso de conducir y Otros. Los campos de fecha que aparecen dependen de la categoría:
- Contrato de trabajo: Válido desde y, de forma opcional, Fecha de emisión y Válido hasta
- Nómina: Fecha
- Certificado / licencia y Documento de identidad / permiso de conducir: Válido hasta y, de forma opcional, Fecha de emisión
- Otros: sin campo de fecha
Atención: Solo Administración y el Titular de cuenta pueden subir nóminas: la categoría no aparece para ningún otro rol, ni siquiera para Responsables. Las nóminas solo las ven estos dos roles y la persona afectada. Responsables nunca las ven, ni siquiera las de su propio equipo.
Los documentos con fecha en Válido hasta reciben automáticamente un estado: Activo, Caduca pronto (en los próximos 30 días) o Caducado. Así ves de un vistazo qué hay que renovar. Las nóminas no tienen fecha de caducidad y siempre están activas.
Filtra, busca y agrupa
Usa la búsqueda de texto libre para encontrar documentos por título, categoría, persona afectada o persona que subió el documento.
- Usa el filtro de estado para mostrar los documentos activos, que caducan pronto, caducados o archivados. Por defecto, la lista muestra todos los documentos no archivados.
- Agrupa la lista por categoría o, si eres Responsable o tienes el rol de Administración, por usuario.
- Con Todos los usuarios puedes filtrar por usuario.
- En Más puedes filtrar por categoría o por periodo.
Abre, edita, archiva o elimina un documento
Haz clic en una fila para abrir el documento en una pestaña nueva. Encontrarás más acciones en el menú de acciones al final de la fila: Editar, Descargar, Archivar/Restaurar y Eliminar.
Info: Archivar oculta un documento sin eliminarlo, y puedes restaurarlo en cualquier momento. Eliminar quita el documento de forma permanente.
Un PDF subido no se puede sustituir: puedes editar el título y las fechas, pero no el archivo. Sube de nuevo el documento corregido y archiva la versión anterior.
¿Quién puede ver y editar qué?
- Los usuarios con el rol Estándar ven su propio expediente y solo pueden editar los documentos que han subido ellos mismos.
- Responsables ven y administran los expedientes de su equipo.
- Administración tiene acceso a todos los documentos.
- Solo Administración y el Titular de cuenta pueden subir, editar y archivar nóminas. Cada persona ve sus propias nóminas, pero Responsables nunca ven esta categoría, ni siquiera la de su propio equipo.
Ahora ya sabes cómo administrar tus documentos en el expediente digital del empleado de TimeTac.