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Wie funktioniert die digitale Personalakte?

Verträge, Zertifikate und Ausweise zentral und sicher verwalten

 

Dieser Artikel ist für: Standard, Management, Administration, Kontoverantwortung

Diese Funktion ist verfügbar in: Web-App, Desktop-App, Mobile-App (nur Ansicht)

In der digitalen Personalakte speichern Sie Verträge, Zertifikate, Ausweise und weitere Nachweise zentral und DSGVO-konform auf Servern in der EU – zugänglich nur für berechtigte Personen. Mitarbeitende öffnen ihre Dokumente über das Profilmenü, Management und Administration zusätzlich über Unternehmen > Dokumente.

Inhalt


Wo finde ich meine Dokumente?

Der Zugriff auf Ihre Dokumente hängt von Ihrer Rolle ab. Personen mit der Rolle Standard sehen ausschließlich die eigene Akte, Management und Administration zusätzlich die Akten des Teams oder des gesamten Unternehmens.

  • Über das Profilmenü oben rechts: Meine Dokumente.
  • Als Management oder Administration zusätzlich unter Unternehmen > Dokumente. Über den Personen-Filter wählen Sie, wessen Akte angezeigt wird.
  • Direkt aus der Personenliste: Öffnen Sie unter Unternehmen > Personen bei der gewünschten Person das Aktionsmenü und wählen Sie Dokumente. Die Liste ist bereits nach dieser Person gefiltert.
  • In der Mobile-App: Ihre eigene Akte unter Profil > Meine Dokumente. Als Management oder Administration zusätzlich unter Mehr > Unternehmen > Dokumente, dort mit Personen-Filter.

Dokument hochladen

Sie laden ein PDF direkt von Ihrem Computer hoch – bis zu 20 MB pro Datei. Den Titel übernimmt TimeTac automatisch aus dem Dateinamen, Sie können ihn jederzeit bearbeiten.

Gehen Sie wie folgt vor

  1. Klicken Sie im Menü Dokumente auf Dokument hochladen.
  2. Ziehen Sie die PDF-Datei in das Feld oder klicken Sie in das Feld, um eine Datei von Ihrem Gerät hochzuladen.
  3. Weisen Sie eine Kategorie aus dem Dropdown zu. Je nach Kategorie erscheinen die passenden Datumsfelder – Ausstellungsdatum, Gültig ab, Gültig bis oder Periode. Pflichtfelder sind markiert.
  4. Als Management oder Administration weisen Sie das Dokument zusätzlich einer Person zu.
  5. Klicken Sie auf Hochladen.

Tipp: Sie können bis zu 20 PDF-Dateien auf einmal hochladen – jeweils bis zu 20 MB. Ziehen Sie dazu einfach mehrere Dateien in das Upload-Feld. Die Kategorie gilt dann für alle Dateien. Person und Datumsangaben können Sie für jede Datei einzeln abweichend festlegen.

Kategorien, Datumsangaben und Ablauf

Verfügbare Kategorien sind Arbeitsvertrag, Lohnzettel, Zertifikat/Lizenz, Ausweis/Führerschein und Sonstiges. Welche Datumsfelder erscheinen, hängt von der Kategorie ab:

  • Arbeitsvertrag: Gültig ab, mit optionalem Ausstellungsdatum und Gültig bis
  • Lohnzettel: Periode
  • Zertifikat/Lizenz sowie Ausweis/Führerschein: Gültig bis, mit optionalem Ausstellungsdatum
  • Sonstiges: kein Datumsfeld
 

Achtung: Nur Administration und Kontoverantwortung können Lohnzettel hochladen – die Kategorie erscheint für keine andere Rolle, auch nicht für Management. Sichtbar sind Lohnzettel nur für diese beiden Rollen und die betroffene Person selbst; Management sieht sie auch im eigenen Team nicht.

Dokumente mit einem Gültig-bis-Datum erhalten automatisch einen Status: Aktiv, Läuft bald ab (innerhalb von 30 Tagen) oder Abgelaufen. So sehen Sie auf einen Blick, was demnächst erneuert werden muss. Lohnzettel haben kein Ablaufdatum und bleiben dauerhaft aktiv.

Suchen, filtern und gruppieren

  • Via Freitext-Suche finden Sie Dokumente nach Titel, Kategorie, betroffener Person oder Person, die das Dokument hochgeladen hat.
  • Über den Status-Filter filtern Sie nach Aktiv, Läuft bald ab, Abgelaufen oder Archiviert. Standardmäßig zeigt die Liste alle nicht archivierten Dokumente.
  • Mit Gruppieren ordnen Sie die Liste nach Kategorie oder, als Management oder Administration, nach Person.
  • Über Alle Personen filtern Sie nach Personen.
  • Unter Mehr  filtern Sie nach Kategorie oder Periode.

Dokument öffnen, bearbeiten, archivieren oder löschen

Klicken Sie auf eine Zeile, um das Dokument in einem neuen Tab zu öffnen. Weitere Aktionen erreichen Sie über das Aktionsmenü am Ende der Zeile: Bearbeiten, Herunterladen, Archivieren/Wiederherstellen und Löschen. 

Info: Archivieren blendet ein Dokument aus, ohne es zu löschen – Sie stellen es jederzeit wieder her. Gelöschte Dokumente lassen sich nicht wiederherstellen.

Ein hochgeladenes PDF lässt sich nicht austauschen: Titel und Datumsangaben können Sie bearbeiten, die Datei selbst nicht. Laden Sie das korrigierte Dokument neu hoch und archivieren Sie die alte Version.

Wer sieht und bearbeitet was?

  • Personen mit der Rolle Standard sehen die eigene Akte und bearbeiten nur selbst hochgeladene Dokumente.
  • Management sieht und verwaltet die Akten des eigenen Teams.
  • Administration hat Zugriff auf alle Dokumente.
  • Lohnzettel dürfen ausschließlich Administration und Kontoverantwortung hochladen, bearbeiten und archivieren. Auch beim Lesen bleibt die Kategorie diesen beiden Rollen sowie der betroffenen Person selbst vorbehalten.

Sie wissen jetzt, wie Sie in TimeTac Ihre Dokumente in der digitalen Personalakte verwalten können.