Wie stelle ich Zeiterfassungsregeln ein?

Mit den Zeiterfassungsregeln steuern Sie zentral, wie sich Zeiteinträge für alle Personen im Konto verhalten. Geregelt werden unter anderem die Standardaktivität, der Abschluss der Stundenabrechnung, Anträge auf Abwesenheiten und der Live-Status.

Sie finden die Einstellungen unter Einstellungen > Kontoeinstellungen im Tab Zeiterfassung. 

Inhalt

• Standardverhalten der Zeiterfassung festlegen
• Regeln für den Abschluss der Stundenabrechnung festlegen 
• Regeln für Abwesenheiten festlegen
• Live-Status festlegen

Standardverhalten der Zeiterfassung festlegen

Diese Einstellungen gelten, sobald Personen Zeiteinträge erstellen oder ihre Sitzung beenden. Sie bestimmen die voreingestellte Aktivität, die maximale Dauer einer laufenden Zeiterfassung und das Verhalten beim Abmelden. 

Gehen Sie wie folgt vor

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Kontoeinstellungen und öffnen Sie den Tab Zeiterfassung.
2. Weisen Sie im Abschnitt Zeiterfassung eine Standardaktivität zu. Neue Zeiteinträge erhalten diese Aktivität automatisch. 
3. Geben Sie unter Maximale Dauer die maximale Stundenzahl als Dezimalzahl ein. Überschreitet eine laufende Zeiterfassung diese Dauer, erscheint eine Warnung.
4. Aktivieren Sie Stoppen der Zeiterfassung beim Abmelden, damit Personen aufgefordert werden, eine laufende Zeiterfassung vor dem Abmelden zu beenden. 

Abschluss der Stundenabrechnung steuern

 Diese Einstellungen steuern, wie eine Stundenabrechnung abgeschlossen und wieder geöffnet wird. Außerdem legen Sie fest, ob einzelne Prüfungen beim Abschluss umgangen werden dürfen. 

Gehen Sie wie folgt vor

1. Öffnen Sie den Abschnitt Abschluss der Stundenabrechnung.
2. Aktivieren Sie Prüfung leerer Tage umgehen,  damit eine Stundenabrechnung auch bei leeren Tagen abgeschlossen werden kann. 
3. Aktivieren Sie Erneutes Abschließen durch die Person zulassen, damit Personen eine selbst abgeschlossene Stundenabrechnung wieder öffnen können. 
4. Aktivieren Sie Erneutes Abschließen durch Führungskräfte zulassen,  damit Führungskräfte eine von der Administration abgeschlossene Stundenabrechnung wieder öffnen können. 
5. Aktivieren Sie Compliance für Personen umgehen oder Compliance für Führungskräfte umgehen,  damit eine Stundenabrechnung trotz Compliance-Verstoß abgeschlossen werden kann. 

Regeln für Abwesenheiten festlegen

Diese Einstellungen bestimmen, ob Personen Anträge auf Abwesenheit und Zeitausgleich auch bei unzureichendem Saldo einreichen können. Zusätzlich legen Sie fest, wie Zeitausgleich beantragt wird. 

Gehen Sie wie folgt vor

1. Öffnen Sie den Abschnitt Abwesenheiten.
2. Aktivieren Sie Anträge auf Abwesenheiten zulassen, wenn der Urlaubsanspruch oder der  Arbeitszeitsaldo negativ ist, damit Personen Abwesenheit über ihren Anspruch hinaus beantragen können. 
3. Aktivieren Sie Anträge auf Urlaub auch bei negativem Urlaubsanspruch oder Arbeitszeitsaldo zulassen, damit Personen mehr Urlaub beantragen können, als ihr aktueller Saldo abdeckt. 
4. Aktivieren Sie Zeitausgleich kann nur in ganzen Tagen beantragt werden, um Anträge auf Zeitausgleich auf ganze Tage zu beschränken.

Live-Status anzeigen lassen

Der Live-Status zeigt, wer gerade arbeitet und woran. Diese Einstellungen bestimmen, wer den Live-Status sieht und wie viele Details sichtbar sind. 

Gehen Sie wie folgt vor

1. Öffnen Sie den Abschnitt Live-Status.
2. Aktivieren Sie Live-Status für alle Personen anzeigen, damit alle Personen im Konto den Live-Status sehen. 
3. Aktivieren Sie Live-Status nur für Führungskräfte anzeigen,  damit nur Führungskräfte den Live-Status sehen. 
4. Aktivieren Sie im Unterabschnitt Datenschutzeinstellungen die Option Aktivitäten- und Projektdetails im Live-Status anzeigen, damit zusätzlich die aktuelle Aktivität und der Projektname erscheinen.