Wie verwende ich die automatische Erfassung?

Dieser Artikel ist für: Standard, Management, Projekt Management, Administration, Kontoverantwortung

Die automatische Erfassung erkennt, welche Apps und Browser-Tabs auf Ihrem Computer aktiv sind, sodass Sie diese Zeit später Projekten im Kalender zuweisen können. Die Funktion ist nur in der TimeTac Desktop-App unter Windows und macOS verfügbar, und jede Person aktiviert sie auf ihrem eigenen Gerät.

Sie finden die automatische Erfassung in Ihrem Profil > Automatische Erfassung.

Info: Erfasste Daten verbleiben auf Ihrem Gerät und werden nie an den TimeTac-Server gesendet.

Über die automatische Erfassung

Sobald sie aktiviert ist, läuft die automatische Erfassung im Hintergrund und erkennt, welche App oder welcher Browser-Tab auf Ihrem Gerät gerade aktiv ist. Die erkannte Aktivität erscheint als separate Spalte in Ihrem Kalender, wo Sie jeden Eintrag überprüfen und in einen Zeiteintrag umwandeln können.

Folgende Bedingungen sind zu beachten:

Die automatische Erfassung funktioniert nur in der Desktop-App, nicht in der Web-App, und wird unter Linux nicht unterstützt.
Jede Person aktiviert die Funktion für sich selbst.
Erfasste Daten verbleiben auf dem Gerät und werden nie an den TimeTac-Server gesendet.
Wenn Sie die automatische Erfassung deaktivieren, werden keine Daten mehr erfasst. Bereits erkannte Einträge bleiben im Kalender erhalten.

Automatische Erfassung aktivieren

Um die automatische Erfassung zu nutzen, öffnen Sie die TimeTac Desktop-App und gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie Ihr Profil.
Wechseln Sie zum Tab Automatische Erfassung.
Aktivieren Sie Automatische Erfassung zulassen.

Was als Nächstes passiert, hängt von Ihrem Betriebssystem ab.

Unter Windows

Die Windows Defender Firewall fragt, ob die Desktop-App in öffentlichen und privaten Netzwerken kommunizieren darf. Lassen Sie den Zugriff zu, um fortzufahren. Die Sperrliste wird angezeigt, und die Erfassung beginnt sofort.

Unter macOS

Ein TimeTac-Dialog mit dem Titel Zugriff auf Bedienungshilfen zulassen wird geöffnet. Er erklärt, dass die App Zugriff auf Bedienungshilfen benötigt, um Ihre aktive App und Ihren aktiven Browser-Tab zu erkennen. Gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie im TimeTac-Dialog auf Zugriff zulassen.
Lassen Sie die Anfrage im macOS-Systemdialog zu. Wenn der Systemdialog nicht automatisch geöffnet wird, klicken Sie auf Systemeinstellungen öffnen.
Aktivieren Sie unter Systemeinstellungen > Datenschutz & Sicherheit > Bedienungshilfen den Eintrag für die TimeTac Desktop-App.

Warnung: Ohne Zugriff auf Bedienungshilfen kann die automatische Erfassung unter macOS nicht ausgeführt werden. Wenn Sie den Zugriff später entziehen, wird die Erfassung gestoppt, und es erscheint ein Hinweis mit der Aufforderung, den Zugriff erneut zuzulassen.

Sperrliste verwalten

Mit der Sperrliste können Sie bestimmte Apps und Webseiten von der Erfassung ausschließen. Nutzen Sie sie für private Apps, vertrauliche Tools oder alles, was Sie nicht in Ihrem Kalender sehen möchten.

Die Sperrliste hat zwei Tabs:

Apps — zeigt die auf Ihrem Gerät erkannten Anwendungen. Deaktivieren Sie alle, die Sie nicht erfassen möchten.
URLs — ermöglicht das manuelle Hinzufügen von Webseiten zum Ausschließen.

Info: Subdomains einer gesperrten URL werden ebenfalls ausgeschlossen. Wenn Sie zum Beispiel slack.com sperren, wird auch app.slack.com gesperrt.

Erkannte Zeit zum Kalender hinzufügen

Wenn die automatische Erfassung aktiviert ist, zeigt Ihr Kalender eine separate Spalte mit allen auf Ihrem Gerät erkannten Aktivitäten. Jeder Eintrag enthält den Namen der App oder Webseite und die dafür aufgewendete Zeit. Von dort aus können Sie einen Eintrag entweder in einen Zeiteintrag umwandeln oder zur Sperrliste hinzufügen.

Einen erkannten Eintrag in einen Zeiteintrag umwandeln

Klicken Sie auf den Eintrag in der Spalte für die automatische Erfassung oder bewegen Sie den Mauszeiger darüber und klicken Sie auf Zum Kalender hinzufügen.
Der Zeiteintrag-Dialog wird mit allen vorausgefüllten Feldern geöffnet, einschließlich Start- und Endzeit.

Einen erkannten Eintrag zur Sperrliste hinzufügen

Bewegen Sie den Mauszeiger über einen Eintrag in der Spalte für die automatische Erfassung und klicken Sie auf Zur Sperrliste hinzufügen. Der Eintrag verschwindet aus Ihrem Kalender, und diese App oder Webseite wird nicht mehr erfasst.

Tipp: Sie können die automatische Erfassung auch direkt in der Kalenderkopfzeile aktivieren oder deaktivieren, ohne Ihr Profil zu öffnen.

Automatische Erfassung deaktivieren

Um die automatische Erfassung zu stoppen, deaktivieren Sie Automatische Erfassung zulassen in Ihrem Profil > Automatische Erfassung. Es werden keine Daten mehr erfasst. Erkannte Einträge, die Sie bereits als Zeiteinträge in Ihrem Kalender hinzugefügt haben, bleiben im System erhalten. Ihre Sperrliste bleibt bestehen, sodass Sie sie beim nächsten Aktivieren der Funktion nicht erneut einrichten müssen.

Sie wissen jetzt, wie Sie die automatische Erfassung in der TimeTac Desktop-App verwenden können.