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Wie lege ich freigegebene Apps und Geräte fest?

Buchungswege für Unternehmen, Abteilungen und Personen festlegen

Dieser Artikel ist für: Administration, Kontoverantwortung

Diese Funktion ist verfügbar in: Web-App, Desktop-App

Unter Einstellungen > Kontoeinstellungen > Berechtigungen > Apps und Geräte legen Sie fest, über welche Apps und Geräte Mitarbeitende ihre Zeiten buchen. Für einzelne Abteilungen und Personen können Sie zudem Ausnahmen festlegen, zum Beispiel reine Terminal-Buchungen für Mitarbeitende vor Ort.

Inhalt

  • Wie greifen die Einstellungsebenen ineinander?
  • Kontostandard festlegen
  • Apps und Geräte für eine Abteilung festlegen
  • Ausnahme für eine einzelne Person festlegen
  • Was passiert, wenn eine App oder ein Gerät deaktiviert ist?

Wie greifen die Einstellungsebenen ineinander?

Berechtigungen für Apps und Geräte gelten auf drei Ebenen: Kontostandard, Abteilung und Person. Die spezifischere Ebene hat dabei immer Vorrang. Die Einstellung einer Person überschreibt jene ihrer Abteilung, und die Einstellung einer Abteilung überschreibt den Kontostandard.

Tipp: Wenn eine Änderung am Kontostandard bei einzelnen Mitarbeitenden nicht greift, prüfen Sie, ob für deren Abteilung oder Person eine eigene Einstellung gilt.

Kontostandard festlegen

Der Kontostandard gilt für alle Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen. Standardmäßig sind alle Apps und Geräte aktiviert. Deaktivieren Sie jene, die Ihr Unternehmen nicht benötigt, zum Beispiel die Mobile-App für Teams, die nur im Büro arbeiten.

Gehen Sie wie folgt vor

  1. Öffnen Sie Einstellungen > Kontoeinstellungen.
  2. Öffnen Sie den Tab Berechtigungen.
  3. Entfernen Sie unter Apps und Geräte das Häkchen bei allen Apps und Geräten, über die Mitarbeitende nicht buchen sollen:
    • Web-App
    • Desktop-App
    • Mobile-App
    • Terminal
    • Tracker
    • NFC
  4. Klicken Sie auf Speichern.

Info: Personen mit der Rolle Kontoverantwortung haben immer Zugriff auf alle Apps und Geräte. So können Sie sich nicht selbst aussperren. Zudem können Sie bestimmten Rollen unabhängig von diesen Einstellungen alle Apps und Geräte freigeben.

Apps und Geräte für eine Abteilung festlegen

Eine Abteilung kann eine eigene Einstellung erhalten, die vom Kontostandard abweicht. Das ist praktisch, wenn zum Beispiel Mitarbeitende im Lager ihre Zeiten nur am Terminal buchen sollen.

Gehen Sie wie folgt vor

  1. Öffnen Sie Unternehmen > Abteilungen.
  2. Klicken Sie auf die gewünschte Abteilung.
  3. Öffnen Sie den Tab Berechtigungen.
  4. Setzen oder entfernen Sie unter Apps und Geräte die Häkchen für diese Abteilung.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Tipp: Klicken Sie auf Kontostandard zurücksetzen, um für die Abteilung wieder den Kontostandard herzustellen.

Ausnahme für eine einzelne Person festlegen

Einzelne Mitarbeitende können eine eigene Einstellung erhalten, die jene ihrer Abteilung überschreibt. Das hilft, wenn etwa die Abteilungsleitung oft auswärts arbeitet und die Mobile-App benötigt, während das restliche Team am Terminal bucht.

Gehen Sie wie folgt vor

  1. Öffnen Sie Unternehmen > Personen.
  2. Klicken Sie auf die gewünschte Person.
  3. Öffnen Sie den Tab Berechtigungen.
  4. Setzen oder entfernen Sie unter Apps und Geräte die Häkchen für diese Person.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Tipp: Um die Ausnahme aufzuheben, klicken Sie auf den Button Auf Standard zurücksetzen. Die Person übernimmt dann wieder die Einstellung ihrer Abteilung.

Was passiert, wenn eine App oder ein Gerät deaktiviert ist?

Änderungen gelten sofort. Mitarbeitende können sich nicht mehr in einer App anmelden, die für sie deaktiviert ist. Stattdessen zeigt der Anmeldebildschirm eine Meldung, die sie bittet, sich an die Administration zu wenden.

Achtung: Wenn Sie eine App deaktivieren, enden alle aktiven Sitzungen in dieser App sofort. Ändern Sie diese Einstellungen daher möglichst außerhalb der Arbeitszeiten.

Beachten Sie außerdem Folgendes:

  • Mitarbeitende sehen nur die Optionen, die für sie freigegeben sind. Ein deaktivierter Tracker oder deaktiviertes NFC wird in ihrer App ausgeblendet.
  • Ist der Tracker oder NFC deaktiviert, startet das Drehen des Trackers oder das Scannen eines NFC-Tags keinen Timer mehr.
  • NFC funktioniert über die Mobile-App. Wenn Sie die Mobile-App deaktivieren, betrifft das auch NFC.

Sie wissen jetzt, wie Sie in TimeTac Berechtigungen für Apps und Geräte festlegen können.