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¿Cómo añado un nuevo usuario?

¿Cómo añadir un nuevo usuario?

Este artículo es para: Administración, Titular de cuenta

En TimeTac, puedes gestionar todos los usuarios desde Empresa > Usuarios. Hay tres formas de añadir nuevos usuarios: crearlos directamente, invitarlos por correo electrónico o subirlos desde un archivo.

 Contenido 

Crear un usuario directamente

Crea un nuevo usuario directamente en TimeTac introduciendo manualmente sus datos de inicio de sesión. Este método es útil cuando quieres definir el nombre de usuario y la contraseña por tu cuenta.

Sigue estos pasos

  1. Ve a Empresa > Usuarios en la barra lateral.
  2. Haz clic en el botón Añadir usuario.
  3. Selecciona Crear en el menú desplegable.
  4. Introduce de forma opcional el Nombre y los Apellidos.
  5. Selecciona el rol correspondiente. El rol Estándar está preseleccionado y no se puede quitar. Puedes asignar adicionalmente Responsables o Administración.
  6. En Iniciar sesión con, selecciona el método de inicio de sesión deseado:
  • Correo electrónico: Introduce una dirección de correo electrónico válida. El usuario recibirá una invitación por correo electrónico.
  • Nombre de usuario: Introduce un nombre de usuario y una contraseña. Vuelve a introducir la contraseña para verificarla.
     7. Haz clic en Guardar.

Atención: Sin una dirección de correo electrónico, los usuarios no podrán administrar sus contraseñas por su cuenta. Añade una dirección de correo electrónico si quieres que el usuario pueda restablecer su propia contraseña.

 Consejo: El nombre de usuario puede contener números (0–9), letras (a–z), guiones (-), puntos (.), guiones bajos (_) y @. No se permiten caracteres especiales ni espacios. 

Invitar a un usuario por correo electrónico

Invita a nuevos usuarios por correo electrónico cuando quieras que ellos definan sus propios datos de inicio de sesión. Puedes invitar a varios usuarios a la vez.

Sigue estos pasos

  1. Ve a Empresa > Usuarios en la barra lateral.
  2. Haz clic en Añadir usuario y selecciona Invitar por correo electrónico.
  3. Introduce la dirección de correo electrónico del usuario.
  4. Haz clic en Invitar a otro usuario para añadir más usuarios.
  5. Añade un horario laboral.
  6. Haz clic en Invitar para enviar las invitaciones.

 Consejo: El horario laboral también se puede cambiar más tarde en el perfil del usuario, en la sección de empleo. Más información:  ¿Cómo asigno un horario laboral a un usuario?

Importar usuarios desde Excel

Con la importación de usuarios de TimeTac, puedes crear varios usuarios en tu cuenta a la vez en lugar de añadirlos uno a uno. Rellena la plantilla de Excel que TimeTac proporciona y súbela en Integraciones > Gestión de usuarios > TimeTac User Import.

Exporta la plantilla de Excel

Empieza exportando la plantilla de Excel desde el enlace proporcionado en el artículo. Esta plantilla contiene todos los campos que reconoce la importación, con los campos obligatorios destacados en verde. Ábrela en Excel o en cualquier aplicación de hojas de cálculo que pueda guardar archivos en formato .xlsx.

Rellena los datos del usuario

Añade un usuario por fila. Todos los campos obligatorios deben rellenarse. Los campos opcionales pueden dejarse en blanco.

La plantilla contiene las siguientes columnas:

  • Apellidos — Obligatorio.
  • Nombre — Obligatorio.
  • Número de personal — Opcional. Un ID interno del usuario.
  • Correo electrónico — Obligatorio en la mayoría de los casos. El correo electrónico se usa para iniciar sesión y para restablecer la contraseña.
  • Nombre de usuario — Necesario solo cuando no se proporciona una dirección de correo electrónico. Si ambos campos están rellenos, el correo electrónico tiene prioridad y se ignora el nombre de usuario.
  • Contraseña — Necesaria solo cuando se usa un nombre de usuario en lugar de un correo electrónico. Debe tener al menos 8 caracteres e incluir una letra mayúscula y un carácter especial.
  • Departamento — Opcional. El departamento debe existir previamente en TimeTac. Usa la misma ortografía que tienes en tu cuenta.
  • Teléfono — Opcional.
  • Idioma — Obligatorio. Selecciona el idioma de la lista desplegable — el valor debe coincidir exactamente con una entrada de la lista.

 Consejo: Configura la estructura de departamentos en TimeTac antes de importar usuarios. Así, la importación podrá asignar cada usuario directamente al departamento correcto. 

Sube el archivo rellenado

Una vez completada la plantilla, súbela de nuevo a TimeTac para iniciar la importación.

Sigue estos pasos:

  1. En TimeTac, ve a Integraciones > Gestión de usuarios > TimeTac User Import.
  2. Sube la plantilla con todos los campos completados.

Atención: La importación solo crea usuarios que aún no existen. Los usuarios existentes no se actualizan.

Después de la subida, la importación se ejecuta automáticamente. Recibirás un correo electrónico de confirmación que resume cuántos usuarios se han creado y enumera las filas que no se pudieron importar — por ejemplo, cuando un nombre de usuario ya está en uso.

Soluciona errores de importación

Si el correo electrónico de confirmación muestra que algunas filas no se pudieron importar, las razones más comunes son un departamento que no existe o datos obligatorios faltantes.

Departamento no encontrado

Si una fila hace referencia a un departamento que no existe en TimeTac, ese usuario no se importa. Crea primero el departamento en TimeTac y luego sube el archivo de nuevo.

Datos del usuario faltantes

Un usuario no se importa si falta algún campo obligatorio. Los campos obligatorios son apellidos, nombre, idioma y correo electrónico, o un nombre de usuario con contraseña si no se proporciona un correo electrónico.

El correo electrónico de confirmación te indica qué fila y qué campo causaron el problema. Corrige las filas afectadas en tu plantilla y sube el archivo de nuevo.

Completar el nuevo perfil

Después de añadir un nuevo usuario, debes configurar completamente su perfil. Esto garantiza que las horas de trabajo, las ausencias y los cálculos se procesen correctamente.

Ahora ya sabes cómo añadir nuevos usuarios en TimeTac creándolos directamente, invitándolos por correo electrónico o importándolos desde otra solución de software.