¿Cómo administro las ausencias en el calendario?
Añade, consulta y administra las ausencias en el calendario
Este artículo es para: Estándar, responsable, administración y titular de cuenta.
Esta función está disponible en: app web, app de escritorio
Atención: asegúrate de que el usuario ya tiene un horario laboral asignado. Es necesario antes de poder registrar ausencias o crear solicitudes de ausencia. También recomendamos configurar los días de vacaciones en los ajustes del perfil.
Contenido
- Ver las ausencias
- Usar las vistas del calendario
- Código de colores de los tipos de ausencia
- Ver los detalles de una ausencia
- Añadir una ausencia
- Editar una ausencia existente
- Solicitudes de ausencia
- Solicitudes de registro horario en el calendario
Ver las ausencias
En el calendario
- Ve a Calendario en la barra lateral.
- Selecciona la vista que quieras en el desplegable de la parte superior izquierda: Día, Semana, Mes o Año.
Consejo: con los roles Administración, Dirección y titular de cuenta, puedes seleccionar otro usuario en el desplegable de la parte superior derecha.
Todas las ausencias aparecen con código de colores en el calendario. Las solicitudes de ausencia pendientes se muestran con un patrón rayado en el calendario.
En Informes
- Ve a Informes > Ausencias en la barra lateral.
- Usa las opciones de filtro para seleccionar el periodo o usuarios concretos.
En esta vista, las ausencias se muestran como círculos, con código de colores por tipo de ausencia. Las solicitudes pendientes se muestran con un contorno discontinuo.
Usar las vistas del calendario
Ve a Calendario en la barra lateral. Están disponibles las siguientes vistas:
- Vista de día: muestra en detalle todos los registros de un solo día.
- Vista de varios días: muestra varios días en paralelo.
- Vista de mes: ofrece un resumen de todo el mes.
- Vista de año: muestra todas las ausencias del año entero de un vistazo.
Código de colores de los tipos de ausencia
Cada tipo de ausencia se representa con su propio color en el calendario:
| Color | Tipo de ausencia |
|---|---|
| Verde | Vacaciones |
| Rojo | Enfermedad |
| Azul claro | Horas de compensación |
| Lavanda | Festivo |
| Coral | Otra ausencia |
Consejo: la leyenda de debajo del calendario explica todos los colores usados. Ahí también ves tus días de vacaciones actuales (icono de calendario) y tu saldo de horas (icono de reloj de arena).
Ver los detalles de una ausencia
Haz clic en una ausencia registrada en el calendario para abrir los detalles en un cuadro de diálogo. El cuadro de diálogo muestra el tipo de ausencia, el periodo, la duración y el estado de la solicitud.
Añadir una ausencia
Puedes añadir una nueva ausencia directamente en el calendario.
Opción 1: con el botón
- Abre el Calendario y haz clic en Añadir.
Opción 2: directamente en el calendario
- Haz clic en el día que quieras en el calendario o selecciona un rango de fechas arrastrando.
Para ambas opciones
- Cambia a la pestaña Ausencia en el cuadro de diálogo.
- Selecciona el tipo de ausencia que quieras.
- Ajusta la duración si hace falta (Día completo o Medio día).
- Comprueba la fecha o el rango de fechas De – A.
- Opcional: añade una nota.
- Haz clic en Guardar.
Consejo: al registrar vacaciones, se muestran tus días de vacaciones. Al registrar tiempo libre, ves tu saldo de horas actual.
Editar una ausencia existente
Atención: las ausencias aprobadas o las solicitudes de ausencia pendientes no se pueden editar directamente. Elimina la ausencia y regístrala de nuevo.
- Haz clic en el día o en la ausencia que quieras en el calendario.
- Haz clic en Eliminar.
- Vuelve a hacer clic en Eliminar en el cuadro de diálogo de confirmación.
Solicitudes de ausencia
Que los usuarios puedan registrar una ausencia directamente o que requiera aprobación depende de los ajustes de cada tipo de ausencia. Los tipos de ausencia que requieren aprobación se registran automáticamente como solicitudes de ausencia.
Las solicitudes de ausencia pendientes se muestran con un patrón rayado o discontinuo en el calendario y en Informes > Ausencias. Una vez aprobada una solicitud de ausencia, recibirás una notificación en TimeTac.
Solicitudes de registro horario en el calendario
Además de las ausencias, el calendario también muestra las solicitudes de registro horario. Cuando se cambia o se añade un registro de horas a posteriori, se crea automáticamente una solicitud de registro horario. Estas solicitudes aparecen en el calendario en el día correspondiente y las pueden administrar los usuarios con el rol Responsable o Administración.
Las solicitudes de registro horario siguen el mismo flujo de aprobación que las solicitudes de ausencia: se pueden aceptar o rechazar desde el menú Solicitudes o directamente desde una notificación.
Ahora ya sabes cómo ver y administrar las ausencias en el calendario.