Wie verwalte ich Abwesenheiten und sehe sie im Kalender ein?

Dieser Artikel ist für: Standard, Management, Administration, Kontoverantwortung

Achtung: Stellen Sie sicher, dass der Person bereits ein Arbeitszeitmodell zugewiesen ist. Dies ist erforderlich, bevor Abwesenheiten eingetragen oder Abwesenheitsanträge gestellt werden können. Wir empfehlen außerdem, den Urlaubsanspruch in den Profileinstellungen festzulegen.

Abwesenheiten einsehen

Im Kalender

Navigieren Sie im Seitenmenü zu Kalender.
Wählen Sie links oben im Drop-down-Menü die gewünschte Ansicht: Tag, Woche, Monat oder Jahr.

Tipp: Mit den Rollen Administration, Management und Kontoverantwortung können Sie rechts oben im Drop-down-Menü eine andere Person auswählen.

Alle Abwesenheiten sind im Kalender farblich markiert. Offene Abwesenheitsanträge werden im Kalender schraffiert angezeigt.

Unter Berichte

Navigieren Sie im Seitenmenü zu Berichte > Abwesenheiten.
Nutzen Sie die Filterfunktionen, um den Zeitraum oder bestimmte Personen auszuwählen.

In der Ansicht werden Abwesenheiten als Kachel dargestellt und farblich nach Abwesenheitsart markiert. Offene Anträge werden gestrichelt angezeigt.

Kalenderansichten nutzen

Navigieren Sie im Seitenmenü zu Kalender. Dort stehen Ihnen mehrere Ansichten zur Verfügung:

Tagesansicht: Zeigt alle Einträge eines einzelnen Tages im Detail.
Mehrtagesansicht: Zeigt mehrere Tage nebeneinander an.
Monatsansicht: Bietet eine Übersicht über den gesamten Monat.
Jahresansicht: Zeigt alle Abwesenheiten des gesamten Jahres auf einen Blick.

Farbcodierung der Abwesenheitsarten

Jede Abwesenheitsart wird im Kalender mit einer eigenen Farbe dargestellt:

Farbe	Abwesenheitsart
Grün	Urlaub
Rot	Krankenstand
Hellblau	Zeitausgleich
Lavendel	Feiertag
Koralle	Sonstige Abwesenheit

Tipp: Die Legende unterhalb des Kalenders erklärt alle verwendeten Farben. Dort sehen Sie auch den aktuellen Urlaubsanspruch (Kalendersymbol) und den Arbeitszeitsaldo (Sanduhrsymbol).

Abwesenheitsdetails anzeigen

Klicken Sie auf eine eingetragene Abwesenheit im Kalender, um die Details in einem Dialogfenster zu öffnen. Das Dialogfenster zeigt die Abwesenheitsart, den Zeitraum, die Dauer und den Status des Antrags.

Hinweis: Um eine neue Abwesenheit direkt im Kalender einzutragen, lesen Sie den Artikel Wie beantrage ich eine Abwesenheit?

Abwesenheit hinzufügen

Eine neue Abwesenheit können Sie direkt im Kalender hinzufügen.

Option 1: Über den Button

Öffnen Sie den Kalender und klicken Sie auf Hinzufügen.

Option 2: Direkt im Kalender

Klicken Sie im Kalender auf den gewünschten Tag oder markieren Sie den Zeitraum per Drag-and-Drop.

Für beide Optionen

Wechseln Sie im Fenster zum Reiter Abwesenheit.
Wählen Sie die gewünschte Abwesenheitsart aus.
Passen Sie bei Bedarf die Dauer an (Voller Tag oder Halber Tag).
Prüfen Sie das Datum bzw. den Zeitraum Von – Bis.
Optional: Fügen Sie eine Notiz hinzu.
Klicken Sie auf Speichern.

Tipp: Beim Eintragen von Urlaub wird Ihr Urlaubsanspruch angezeigt. Beim Zeitausgleich sehen Sie den aktuellen Arbeitszeitsaldo.

Bestehende Abwesenheit ändern

Achtung: Genehmigte Abwesenheiten oder offene Abwesenheitsanträge können nicht direkt bearbeitet werden. Löschen Sie die Abwesenheit und erfassen Sie sie erneut.

Klicken Sie im Kalender auf den entsprechenden Tag bzw. die Abwesenheit.
Klicken Sie auf Löschen.
Klicken Sie im Dialogfenster erneut auf Löschen.

Abwesenheitsantrag

Ob Personen eine Abwesenheit direkt hinzufügen können oder eine Genehmigung erforderlich ist, hängt von den Einstellungen der jeweiligen Abwesenheitsart ab. Genehmigungspflichtige Abwesenheiten werden automatisch als Abwesenheitsantrag erfasst.

Offene Abwesenheitsanträge werden im Kalender und unter Berichte > Abwesenheiten schraffiert bzw. gestrichelt angezeigt. Sobald ein Abwesenheitsantrag genehmigt wurde, erhalten Sie eine Benachrichtigung in TimeTac.

Zeitanträge im Kalender

Neben Abwesenheiten werden im Kalender auch Zeitanträge angezeigt. Wenn ein Zeiteintrag nachträglich geändert oder hinzugefügt wird, wird automatisch ein Zeitantrag erstellt. Diese Anträge erscheinen im Kalender am entsprechenden Tag und können von Personen mit der Rolle Management oder Administration verwaltet werden.

Zeitanträge folgen demselben Genehmigungsablauf wie Abwesenheitsanträge: Sie können über das Menü Anträge oder direkt über eine Benachrichtigung angenommen oder abgelehnt werden.

Sie wissen jetzt, wie Sie Abwesenheiten im Kalender einsehen, verwalten und Abwesenheitsanträge sowie Zeitanträge nachvollziehen.