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Como archivar y desarchivar un usuario

Con la función de archivar en TimeTac, puedes desactivar temporalmente a empleados sin eliminar sus datos.

Todos los registros de horas, ausencias, aprobaciones e historial completo se conservan, de modo que el usuario puede desarchivarse en cualquier momento manteniendo intactos sus ajustes y registros anteriores.

Archivar un usuario

Como propietario/a de la cuenta o administrador/a, solo puedes archivar a otros usuarios. No es posible archivar tu propia cuenta.

Archivar — paso a paso

1Ve a Ajustes y selecciona Personas.
2En el usuario que quieras archivar, haz clic en el menú de tres puntos de la columna Acciones.
3Selecciona Archivar.
4Confirma la acción en la pestaña de confirmación haciendo clic en “Sí, archivar”.

Periodo de archivo

  • Los usuarios archivados pierden de inmediato el acceso directo a su perfil.
  • El estado de archivado entra en vigor al día siguiente.
  • Todos los datos registrados hasta el día del archivado se conservan.

Acceso a los datos

  • Ya no tendrás acceso al perfil ni a otros ajustes de este usuario.
  • Aun así, puedes seguir viendo y exportando todos los informes de horas y reportes de empleado del usuario archivado.

Responsabilidades

  • Todas las responsabilidades del usuario archivado se revocan automáticamente, incluidos roles como jefe/a de departamento o asistente.
  • Las responsabilidades se reasignan directamente al responsable correspondiente.
  • Las solicitudes abiertas, como ausencias o nuevos registros de horas, también se reenvían al responsable correspondiente.

Visualización de usuarios archivados

Para ver los usuarios archivados en TimeTac, ve a Ajustes y selecciona Personas.

Activa la opción Mostrar archivados en la parte superior central.

Los usuarios archivados aparecen marcados en la lista, lo que permite distinguirlos fácilmente de los empleados activos.

Screenshot of TimeTac: In People, archived users are shown in grey, marked with the status “archived,” and their profiles appear crossed out.

Los usuarios archivados también son visibles en los reportes de empleado.

Al pasar el cursor sobre el icono de información junto a su nombre, se muestra la hora exacta en que fueron archivados.

Ten en cuenta que los reportes de empleado solo muestran datos de los periodos en los que el usuario estuvo activo.

Nota: Si un usuario fue archivado y posteriormente desarchivado, esto también se indica mediante el icono de información. Pasa el cursor sobre el icono para ver el periodo exacto de archivado.
Screenshot of TimeTac: Archived users are shown in employee reports with the status “archived.” The info icon can be hovered over to display the exact archiving period.

Desarchivar usuario

La función de desarchivar te permite reactivar usuarios archivados de forma rápida y sencilla.

Todos los ajustes, permisos y datos anteriores se restauran, de modo que el usuario puede volver a trabajar con normalidad de inmediato.

Desarchivar — paso a paso

1En el menú, ve a Ajustes y selecciona Personas.
2Activa la opción Mostrar archivados en la parte superior.
3En el usuario que quieras desarchivar, haz clic en el menú de tres puntos de la columna Acciones.
4Haz clic en Desarchivar usuario.
5Confirma la acción en la pestaña de confirmación haciendo clic en “Sí, desarchivar”.

Después de desarchivar, accederás directamente al perfil del usuario.

Nota importante al desarchivar usuarios

Después de desarchivar a un usuario, revisa cuidadosamente los ajustes de su perfil.

Especialmente si el usuario estuvo archivado durante un periodo largo, es posible que algunos datos ya no estén disponibles.

Horario laboral y departamento

  • Verifica que el Horario laboral asignado y el Departamento estén configurados correctamente.
  • Si es necesario, vuelve a asignar al usuario.
Nota: La fecha de desarchivado se tomará como fecha de inicio si el horario laboral o el departamento asignados anteriormente ya no existen.
Screenshot of TimeTac: Settings for Work hours and departement need to be checked in the profile of the restored user.

Ausencias y gestión de vacaciones

  • Verifica que los días de vacaciones asignados sean correctos y estén actualizados.
  • Asegúrate de que los días de vacaciones restantes se hayan traspasado correctamente.
Screenshot of TimeTac: Absences and leave management settings need to be checked in the profile of the restored user.

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