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Instrucciones Payroll Connect para managers
Contenido
Guía para managers y admins de TimeTac
En esta guía verás cómo configurar Payroll Connect, comunicar cambios de personal y crear tareas para tu gestoría o partner de nómina, tanto de forma manual como automática.
Payroll Connect hace más fácil la colaboración con tu gestoría o partner de nómina. Si ya eres cliente de TimeTac, tienes acceso gratuito a Payroll Connect.
1. Configurar Payroll Connect
Para usar Payroll Connect, solo tienes que iniciar sesión con tus credenciales de TimeTac. No necesitas registrarte por separado.
Eso sí, antes tu cuenta de TimeTac debe haber sido añadida por una gestoría o partner de nómina.
Crear las credenciales API
Para colaborar con tu gestoría o partner en Payroll Connect, primero tienes que generar las credenciales API de tu cuenta de TimeTac. Solo con esas credenciales tu partner podrá acceder a los datos necesarios en TimeTac.
Encontrarás toda la información sobre cómo crear las API credentials en este artículo:
¿Cómo creo API credentials?
2. Funciones básicas
Iniciar sesión
- Entra en https://payroll.timetac.com/login desde tu navegador.
- Selecciona la pestaña Acceso para RRHH.
- Introduce los datos de tu cuenta de TimeTac.
- Haz clic en Iniciar sesión como RRHH.
Tablero de RRHH TimeTac
- En la pantalla de inicio, selecciona el partner con el que quieres trabajar.
- Haz clic en Ir al Tablero.
- Accederás al tablero de RRHH de TimeTac.
Tarjetas del Tablero
Las tarjetas del dashboard te dan una visión rápida de la situación actual:
- Empleados: muestra el número de empleados registrados.
- Tareas abiertas: indica cuántas tareas siguen pendientes.
- Documentos: muestra cuántos documentos hay disponibles.
- Tareas recientes: ofrece una visión general de las tareas más recientes y su estado.
Acciones rápidas: te permite acceder directamente a las acciones y funciones más usadas.
Menú lateral izquierdo
En el menú lateral izquierdo encontrarás estas secciones:
- Tablero
- Tareas
- Documentos
- Configuración de gestoría
Navegación principal
Desde el menú desplegable superior puedes cambiar directamente entre los perfiles de tus distintos partners de nómina o gestorías.
Chat
Cada tarea tiene su propio chat para que puedas compartir el estado de la gestión con tu gestoría o partner.
- Abre la tarea correspondiente.
- Escribe tu mensaje.
- Haz clic en Enviar mensaje.
Notificaciones
Puedes activar notificaciones para seguir todo lo que hace tu gestoría o partner en Payroll Connect. Recibirás avisos cuando una tarea se gestione, se cierre o cambie de estado.
Tipos de notificaciones
Puedes configurar tres tipos principales de notificaciones:
- Mensajes de tareas. Recibirás avisos cuando haya nuevos mensajes en el chat de una tarea.
- Cambio de estado de tarea Recibirás avisos cuando cambie el estado de una tarea.
- Vencimiento de tarea. Recibirás avisos cuando una tarea esté próxima a vencer o tenga una fecha límite.
Configurar notificaciones
- Abre el menú de perfil en la parte superior derecha.
- Entra en Configuración de notificaciones.
- Selecciona la zona horaria.
- Activa las notificaciones que quieras recibir.
- Elige cómo quieres recibirlas: al momento o agrupadas en un solo envío
- Si eliges el envío agrupado, define el intervalo: cada ciertos minutos o a una hora fija cada día
- Selecciona también los días de la semana en los que quieres recibirlas.
3. Gestión de tareas y empleados
Vista general de tareas
Haz clic en Tareas en el menú lateral.
Aquí verás una vista general con todas las tareas disponibles. También puedes filtrarlas por estado:
- Nuevo
- En proceso
- Completado
Detalles de una tarea
Haz clic en cualquier tarea para abrirla.
Cada tarea incluye esta información:
- fecha de creación
- tipo de tarea
- estado de la tarea
- descripción
- archivos adjuntos
- historial de cambios
Los estados disponibles son:
- Nuevo
- En proceso
- Completado
- Puedes actualizar el estado desde el botón Actualizar estado.
Crear una tarea manualmente
También puedes crear tareas manualmente para tu gestoría o partner.
- Ve a Tareas.
- Haz clic en + Nueva tarea.
- Rellena los campos necesarios:
- Título: escribe un nombre claro para la tarea.
- Descripción: añade el contexto o los detalles necesarios.
- Tipo de tarea: selecciona una de estas opciones:
- Alta de empleado
- Baja de empleado
- Cambio de datos personales
- Cambio en datos de nómina
- General
- Persona (opcional): selecciona el empleado relacionado con la tarea.
- Fecha de vencimiento: indica cuándo debe quedar resuelta.
- Haz clic en Crear tarea.
Alta de empleados
Crear un alta de empleado
Si necesitas dar de alta a un nuevo empleado, tienes dos opciones.
Opción 1: crear el empleado en TimeTac
Si das de alta a un nuevo empleado directamente en TimeTac, Payroll Connect creará automáticamente una nueva tarea de alta de empleado.
Opción 2: crear el alta desde Payroll Connect
También puedes iniciar el proceso desde Payroll Connect subiendo un contrato de trabajo.
Tienes dos formas de hacerlo:
- En Tareas, haz clic en Crear persona
- O entra en Documentos y haz clic en Subir documentos
*La función de IA de Payroll Connect puede analizar automáticamente los documentos y asignarlos al empleado correspondiente.
Subir un contrato de trabajo
Para subir un contrato:
- selecciona el archivo desde el icono de subida
- o arrástralo directamente con drag and drop
Después, asigna ese contrato a la tarea correspondiente.
Cambios en los datos de empleados
Todos los cambios en los datos personales deben hacerse directamente en TimeTac.
- Abre el perfil de la persona en TimeTac.
- Modifica los datos necesarios.
- Guarda los cambios.
Cuando lo hagas, Payroll Connect generará automáticamente una tarea para tu gestoría o partner.
Dar de baja a un empleado
Las bajas también deben gestionarse directamente en TimeTac.
- Abre el perfil del empleado en TimeTac.
- Introduce la fecha de baja.
- Guarda los cambios.
Cuando lo hagas, Payroll Connect creará automáticamente una nueva tarea con el tipo Baja de empleado para tu gestoría o partner.
4. Nómina
Asignar el partner responsable de nómina
Puedes definir qué partner será el responsable de la nómina de esa cuenta de TimeTac.
- Abre Configuración de gestoría en el menú lateral.
- Selecciona el partner que será el responsable de nómina para esa cuenta.
- Guarda los cambios.
Al hacerlo, defines qué partner podrá subir nóminas o documentos salariales para esa cuenta.
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