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Instrucciones Payroll Connect para gestorías
- Guía para gestorías
- 1. Activar Payroll Connect
- Crear una cuenta
- Configurar tu organización
- Añadir un cliente
- 2. Funciones básicas
- Iniciar sesión
- Tablero del cliente
- Chat en tareas
- Notificaciones
- Perfil
- 3. Gestión de tareas y empleados
- Tareas
- Gestión de empleados
- Alta manual de empleados
- Cambios en datos de empleados
- Baja de empleados
- Ver datos de empleados
- 4. Nómina
- Saldo de horas
Guía para gestorías
En esta guía verás cómo activar Payroll Connect, gestionar las tareas de tus clientes, consultar los datos de empleados y exportarlos para la nómina.
1. Activar Payroll Connect
Crear una cuenta
- Entra en https://payroll.timetac.com/login im Browser Ihrer Wahl auf.
- Selecciona la pestaña Acceso de Partner.
- Haz clic en Registrarse.
- Rellena el formulario y confirma con Crear cuenta.
Configurar tu organización
Después de crear la cuenta, configura tu organización:
- Introduce el nombre de tu organización y la dirección.
- Si quieres, activa la opción Función de IA para usar Payroll Connect AI.
- Haz clic en Crear organización.
*La función de IA* analiza automáticamente los documentos y los asigna a los empleados correspondientes.
Invitar a tu equipo
Puedes invitar a otras personas de tu equipo para trabajar juntos en Payroll Connect.
- Ve al menú Equipo.
- Haz clic en Invitar miembro del equipo.
- Introduce los datos de la persona que quieres invitar.
- Define cuánto tiempo será válido el enlace de invitación.
- Haz clic en Crear enlace de invitación.
Comparte el enlace con tu compañero o compañera para que pueda acceder.
Añadir un cliente
Cómo añadir un cliente
- Haz clic en + Añadir cliente en el menú
- o entra en Clientes → + Nuevo cliente.
- Introduce el nombre del cliente.
- Introduce el nombre de la cuenta de TimeTac que aparece en la URL de la API.
Ejemplo:
- api.timetac.com/demo
- El nombre de la cuenta sería "demo".
- Introduce el Client ID y el Client Secret.
- Haz clic en Crear cliente.
El cliente ya estará configurado y podrás empezar a trabajar con él.
2. Funciones básicas
Iniciar sesión
- Entra en https://payroll.timetac.com/login
- Selecciona Acceso para Partner
- Introduce tu email y contraseña.
- Haz clic en Iniciar sesión.
Tablero del cliente
Cuando seleccionas un cliente accedes a su tablero, donde puedes ver la información principal.
Tarjetas del tablero
Las tarjetas te dan una visión rápida de la situación del cliente.
- Personas: Número total de empleados registrados.
- Tareas abiertas: Número de tareas pendientes.
- Última sincronización: Indica cuándo se sincronizaron por última vez los datos de los empleados.
- Estado del cliente: Si aparece como Verificado, significa que la integración está activa.
- Tareas actuales: Muestra las tareas más recientes.
- Acceso rápido: Permite acceder directamente a acciones habituales.
Menú lateral
En el menú lateral izquierdo encontrarás las siguientes secciones: Personas, Nóminas, Tareas, Documentos, Ajustes del cliente
Chat en tareas
Cada tarea tiene su propio chat para que puedas comentar el estado del proceso con tu cliente.
Para usarlo:
- Abre la tarea correspondiente.
- Escribe tu mensaje.
- Haz clic en Enviar mensaje.
Notificaciones
Puedes activar notificaciones para recibir avisos cuando haya cambios en la cuenta de un cliente.
Por ejemplo:
- cuando se sube un contrato
- cuando se crea una tarea
- cuando cambia el estado de una tarea
Tipos de notificaciones
Mensajes de tareas: Avisos cuando hay nuevos mensajes en el chat de una tarea.
Cambio de estado de tarea: Avisos cuando el estado de una tarea cambia.
Vencimiento de tarea: Avisos cuando una tarea está a punto de vencer.
Perfil
En tu perfil puedes configurar lo siguiente:
- Datos del perfil: nombre, apellidos, contraseña
- Notificaciones y configuración de avisos.
- Tema: claro, oscuro, automático (según tu sistema).
- Idioma: español, alemán, inglés
- Cerrar sesión
3. Gestión de tareas y empleados
Tareas
En Tareas encontrarás todas las tareas relacionadas con un cliente.
Cómo se crean las tareas
Las tareas pueden generarse de varias formas:
- Automáticamente cuando hay cambios en TimeTac
- Automáticamente cuando la gestoría sube un contrato
- Automáticamente cuando el responsable de RR. HH. sube un contrato
- Manualmente por el responsable de RR. HH.
Tipos de tareas
Existen diferentes tipos de tareas:
- alta de empleado
- baja de empleado
- cambio de datos personales
- cambio en datos de nómina
- tarea general
Información de una tarea
Cada tarea incluye:
- fecha de creación
- tipo de tarea
- estado de la tarea
- descripción
- archivos adjuntos
- historial de cambios
Los estados posibles son:
- Nueva
- En proceso
- Completado
Puedes actualizar el estado haciendo clic en Actualizar estado.
Editar datos de empleados desde una tarea
Muchas tareas están vinculadas directamente a los datos de un empleado en TimeTac.
Puedes editar estos datos directamente desde la tarea.
- Abre la tarea.
- Ve a la pestaña Persona.
- Haz clic en Editar.
- Modifica los datos necesarios.
- Haz clic en Guardar.
Cuando completes la tarea, los datos se actualizarán automáticamente en TimeTac.
Gestión de empleados
Alta manual de empleados
Cuando tu cliente crea un nuevo empleado en TimeTac, recibirás una tarea automáticamente.
Cómo registrar al empleado
- Inicia sesión y selecciona el cliente correspondiente.
- Ve a Tareas.
- Abre la tarea Alta de empleado.
- En la descripción verás los datos del empleado creado en TimeTac.
- Abre la pestaña Persona para consultar sus datos.
También puedes acceder a:
- Personas para ver los datos del empleado
- Documentos para descargar el contrato
Una vez completado el proceso:
- Actualiza el estado de la tarea.
- Opcionalmente deja un comentario para tu cliente.
Cambios en datos de empleados
Si un empleado cambia sus datos, se generará una tarea automáticamente.
Para gestionarla:
- Selecciona el cliente.
- Ve a Tareas.
- Abre la tarea Cambio de datos personales.
- Consulta los datos en la pestaña Persona.
- Actualiza el estado de la tarea cuando la hayas gestionado.
Puedes añadir un comentario para informar a tu cliente.
Baja de empleados
Cuando un empleado finaliza su relación laboral también se genera una tarea.
El proceso es el mismo:
- Selecciona el cliente.
- Abre la tarea correspondiente.
- Consulta los datos del empleado.
Actualiza el estado cuando hayas terminado.
Ver datos de empleados
Para consultar los datos de un empleado:
- Selecciona el cliente.
- Ve al menú Personas.
- Haz clic en el empleado correspondiente.
4. Nómina
Exportar informes de empleados
Puedes exportar los datos de horas trabajadas para preparar la nómina.
Cómo exportar los datos
- Selecciona el cliente.
- Ve a Personas.
- Selecciona el empleado correspondiente.
- Haz clic en Ver resumen de horas.
Configurar el periodo
Selecciona el periodo que quieres consultar:
- semana
- mes
- trimestre
- año
- personalizado
Configurar el formato de horas
Puedes elegir entre:
- horas normales
- horas industriales
Para hacerlo:
- Haz clic en Configuración.
- Selecciona el formato.
- Guarda los cambios.
Exportar a Excel
Haz clic en Exportar a Excel.
Se descargará el informe de horas del empleado.
Marcar registros como cerrados
- Después de revisar los datos puedes marcar los registros como cerrados para la nómina.
- Haz clic en Marcar como completado.
- Selecciona la fecha hasta la que se considerarán cerrados los registros.
- Confirma.
Esto crea un registro de auditoría y diferencia los registros cerrados de los pendientes.
Saldo de horas
También puedes consultar datos relevantes para la gestión de horas, como:
- horas extra
- vacaciones pendientes
Cómo verlo
- Selecciona el cliente.
- Ve a Personas.
- Haz clic en el empleado.
- Abre Resumen de horas.
- Selecciona el periodo que quieres consultar.
En Configuración puedes cambiar el formato de horas.
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