Alle Kategorien > Payroll Connect > Anleitung Payroll Connect Steuerberater
Anleitung Payroll Connect Steuerberater
Inhaltsverzeichnis
- Anleitung für Steuerberatende
- 1. Payroll Connect aktivieren
- Account erstellen
- Team verwalten
- Mandanten anlegen
- 2. Basisanwendungen
- Login / Anmeldung
- Mandant verwalten
- Chat
- Benachrichtigungen
- Profil
- 3. Aufgaben-Management-System & Mitarbeiterverwaltung
- Aufgaben
- Mitarbeiterverwaltung
- Mitarbeiterregistrierung (manuell)
- Stammdatenänderungen
- Beendigung eines Dienstverhältnisses
- Ansicht Mitarbeiterdaten
- 4. Lohnabrechnung
- Export Mitarbeiterauswertungen
- 5. Bilanz
Anleitung für Steuerberatende
In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie Payroll Connect aktivieren, Aufgaben Ihres Mandanten bearbeiten, Mitarbeiterdaten einsehen und für die Lohnabrechnung exportieren können.
1. Payroll Connect aktivieren
Account erstellen
- Rufen Sie https://payroll.timetac.com/login im Browser Ihrer Wahl auf.
- Wählen Sie den Reiter Partner Login.
- Gehen Sie auf Registrieren.
- Füllen Sie das Formular aus und bestätigen Sie Ihre Eingaben mit Account erstellen.
Nun haben Sie Ihren Partner-Account erstellt.
Team verwalten
Richten Sie Ihren Account ein:
- Geben Sie den Namen Ihrer Organisation und die Adresse an.
- Wählen Sie KI-Funktion aktivieren, wenn Sie die Payroll Connect AI* nutzen möchten.
- Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit Organisation erstellen.
*Die KI-Funktion* in Payroll Connect analysiert automatisch Dokumente und weist diese Mitarbeitenden zu.
Laden Sie Ihre Teammitglieder ein, indem Sie diese anlegen und einen Einladungslink erstellen:
- Gehen Sie im Menü auf Team
- Klicken Sie rechts oben auf Teammitglied einladen.
- Füllen Sie die Daten aus und definieren Sie, wie lange der Link gültig sein soll.
- Bestätigen Sie mit Einladungslink erstellen.
Und schon haben Sie Ihr Team zur Zusammenarbeit in Payroll Connect eingeladen.
Mandanten anlegen
- Gehen Sie direkt auf den Button + Mandant hinzufügen im Menü oder in das Menü Mandanten -> + Neuer Mandant.
- Tragen Sie den frei wählbaren Namen des Mandanten und den TimeTac-Kontonamen ein, der in der TimeTac API-URL verwendet wird (Bsp.: “demo” für api.timetac.com/demo)
- Tragen Sie die Client ID und den Client Secret ein, die Ihnen vom Mandanten übermittelt wurden und bestätigen Sie Ihre Eingaben mit Mandant anlegen.
Ihr Mandant ist fertig angelegt. Dann können Sie mit der Verwaltung Ihres Mandanten starten.
2. Basisanwendungen
Login / Anmeldung
- Rufen Sie https://payroll.timetac.com/login im Browser Ihrer Wahl auf.
- Wählen Sie den Reiter Partner Login.
- Geben Sie Ihre Email-Adresse und Ihr Passwort ein und bestätigen Sie mit Anmelden.
Mandant verwalten
- Wählen Sie einen Mandanten aus, bei dem Sie eine Aufgabe bearbeiten möchten.
- Sie befinden sich nun im Dashboard Ihres gewählten Mandanten.
Karten auf dem Dashboard:
Die Karten am Dashboard geben Ihnen einen schnellen Überblick.
- Personen: Zeigt die Anzahl der registrierten Mitarbeitenden des Mandanten.
- Offene Aufgaben: Informiert über die Anzahl der noch offenen Aufgaben.
- Letzte Synchronisation: Gibt an, wann die Personendaten zuletzt synchronisiert wurden.
- Mandantenstatus: „Verifiziert“ bedeutet, dass die Integration mit diesem Mandanten aktiv ist.
- Aktuelle Aufgaben: Bietet einen Überblick über die neuesten Aufgaben.
- Schnellzugriff: Ermöglicht einen schnellen Zugang zu häufig genutzten Aufgaben.
Linkes Seitenmenü:
Im linken Seitenmenü finden Sie alle Menü-Punkte: Personen, Gehaltsabrechnungen, Aufgaben, Dokumente und Mandanteneinstellungen.
Hauptnavigation:
Im Drop-Down-Menü können Sie direkt zwischen Ihren verschiedenen Mandanten-Profilen wechseln.
Chat
Für jede Aufgabe gibt es einen Chat, in dem der aktuelle Stand der Aufgabe ausgetauscht werden kann. Gehen Sie auf die jeweilige Aufgabe, fügen Sie Ihre Nachricht hinzu und klicken Sie auf Nachricht senden.
Benachrichtigungen
Sie können Benachrichtigungen für verschiedene Vorgänge Ihres Mandanten in TimeTac aktivieren. Sie werden informiert, wenn Änderungen erfolgen, zum Beispiel beim Hochladen eines Dienstvertrages oder der manuellen Erstellung von Aufgaben durch den Mandanten.
Es gibt drei Haupttypen von Benachrichtigungen, die Sie einstellen können:
- Aufgabennachrichten: Neue Chat-Messages bei Änderungen wie der Anmeldung oder Abmeldung eines Mitarbeiters, Änderungen der Personendaten, Anpassungen bei Verrechnungen oder allgemeinen Aufgaben.
- Aufgabenstatus geändert: Benachrichtigungen, wenn sich der Status einer Aufgabe ändert.
- Fälligkeit einer Aufgabe: Benachrichtigungen, wenn eine Aufgabe fällig wird.
Benachrichtigungen einstellen:
- Öffnen Sie das Profilmenü oben rechts und wählen Sie Benachrichtigungseinstellungen.
- Wählen Sie die gewünschte Zeitzone aus.
- Aktivieren Sie die gewünschten Benachrichtigungen.
- Legen Sie fest, wie die Benachrichtigungen zugestellt werden sollen: entweder sofort oder gebündelt, sodass alle Änderungen in einer Nachricht zusammengefasst werden.
- Wenn Sie den gebündelten Versand wählen, definieren Sie das Intervall: Entscheiden Sie, ob die Benachrichtigungen in bestimmten Minutenabständen oder nach täglichen Zeitplan erhalten möchten.
Profil
Im Profil können Sie Folgendes einstellen:
- Profileinstellungen: Vorname und Nachnahme eintragen oder das Passwort ändern
- Benachrichtigseinstellungen (siehe Punkt 2 unter “Benachrichtigungen”)
- Design: hell, dunke (Darkmode) oder System (übernimmt die Einstellungen von Ihrem PC)
- Sprache: Englisch, Deutsch
- Abmelden
3. Aufgaben-Management-System & Mitarbeiterverwaltung
Aufgaben
- Menü Aufgaben
- Wie werden Aufgaben erstellt?
- Welche Aufgabentypen gibt es?
- Details einer Aufgabe
- Personendaten direkt in einer Aufgabe bearbeiten
Menü Aufgaben:
Unter Aufgaben finden Sie alle Aufgaben am Dashboard Ihres Mandanten.
Aufgaben werden erstellt:
- Automatisch wenn sich in TT etwas ändert
- Automatisch wenn der STB einen DV hochlädt
- Automatisch wenn der HR Manager einen DV hochlädt
- Manuell durch den HR Manager
Aufgabentypen:
Es gibt verschiedenen Aufgabentypen: Mitarbeiteranmeldung, Mitarbeiterabmeldung, Personendatenänderung, Verrechnungsänderung, Allgemein
Details einer Aufgabe:
Jede Aufgabe enthält folgende Informationen:
- Datum,wann die Aufgabe erstellt wurde
- Aufgabentyp
- Status: Neu, In Bearbeitung, Erledigt. Der Status kann aktualisiert werden durch Klick auf den Button Status aktualisieren
- Beschreibung der Aufgabe
- Angehängte Dateien: Man kann beliebig viele Dateien zu einer Aufgabe hochladen
- Verlauf: Dieser zeigt an, wann der Status und von wem dieser geändert wurde
Personendaten direkt in einer Aufgabe bearbeiten:
Viele Aufgaben sind direkt mit den Daten einer Person im TimeTac-Account verknüpft. Sie können die Personendaten direkt in den Details einer Aufgabe bearbeiten.
- Klicken Sie in Aufgaben auf den Reiter Person.
- Klicken Sie auf Bearbeiten, um direkt in einer Aufgabe die Daten der Person einsehen und bearbeiten zu können.
- Gehen Sie auf Speichern um Ihre Eingaben zu bestätigen.
Sobald die Aufgabe erledigt ist, werden die Personendaten automatisch an TimeTac zurückgeschrieben.
Mitarbeiterverwaltung
Mitarbeiterregistrierung (manuell)
Sobald Ihr Mandant einen neuen Mitarbeitenden in TimeTac anlegt, erhalten Sie eine neue Aufgabe und Nachricht, dass eine neue Person in TimeTac erstellt wurde und diese Person angemeldet werden soll.
- Loggen Sie sich ein und wählen Sie den Mandanten aus, bei dem Sie eine Mitarbeiterregistrierung vornehmen möchten.
- Gehen Sie in das Menü Aufgaben -> öffnen Sie die Aufgabenkarte Mitarbeiteranmeldung.
- In der Beschreibung erhalten Sie Informationen, welche Person in TimeTac neu angelegt wurde (Name, TimeTac-Benutzer-ID).
- Klicken Sie direkt in der Aufgabenkarte auf den Reiter Person, um Details der Person aufzurufen. Oder: Gehen Sie ins Menü Personen, um die Details der Person aufzurufen. Oder: Gehen Sie ins Menü Dokumente, um einen neuen Dienstvertrag herunterzuladen.
- Nach Anmeldung der Person aktualisieren Sie den Status - in Bearbeitung oder erledigt - und können optional einen Kommentar für Ihren Mandanten hinterlassen.
Stammdatenänderungen
- Loggen Sie sich ein und wählen Sie den Mandanten aus, bei dem Sie eine Mitarbeiterverwaltung vornehmen möchten.
- Gehen Sie in das Menü Aufgaben -> öffnen Sie die Aufgabenkarte Personendatenänderungen.
- In der Beschreibung der Aufgabe erhalten Sie Informationen, bei welcher Person sich Stammdaten geändert haben.
- Klicken Sie direkt in der Aufgabenkarte auf den Reiter Person, um Details der Person aufzurufen. Oder: Gehen Sie ins Menü Personen, um die Details der Person aufzurufen.
- Aktualisieren Sie den Status der Aufgabe, sobald die Aufgabe bearbeitet oder erledigt ist. Optional können Sie einen Kommentar für Ihren Mandanten hinterlassen.
Beendigung eines Dienstverhältnisses
- Loggen Sie sich ein und wählen Sie den Mandanten aus, bei dem Sie eine Mitarbeiterverwaltung vornehmen möchten.
- Gehen Sie in das Menü Aufgaben -> öffnen Sie die Aufgabenkarte Stammdatenänderungen.
- In der Beschreibung der Aufgabe erhalten Sie Informationen, bei welcher Person das Dienstverhältnis beendet wurde.
- Klicken Sie direkt in der Aufgabenkarte auf den Reiter Person, um Details der Person aufzurufen. Oder: Gehen Sie ins Menü Personen, um die Details der Person aufzurufen.
- Aktualisieren Sie den Status der Aufgabe, sobald die Aufgabe bearbeitet oder erledigt ist. Optional können Sie einen Kommentar für Ihren Mandanten hinterlassen.
Ansicht Mitarbeiterdaten
- Loggen Sie sich ein und wählen Sie den Mandanten aus, bei dem Sie Mitarbeiterdaten einsehen möchten.
- Gehen Sie in das Menü Personen -> klicken Sie auf die betreffende Person, um die Daten dieser Person einzusehen.
4. Lohnabrechnung
Export Mitarbeiterauswertungen
- Loggen Sie sich ein und wählen Sie den Mandanten aus, bei dem Sie den Export von Mitarbeiterauswertungen vornehmen möchten.
- Gehen Sie in das Menü Personen und wählen Sie die betreffende Person aus.
- Klicken Sie auf Stundenabrechnung anzeigen.
- Wählen Sie den Zeitraum im Drop-down-Menü aus: Woche, Monat, Quartal, Jahr oder benutzerdefiniert.
- Wählen Sie das Stundenformat - Industrie- oder Normalstunden - aus durch Klick auf Einstellungen, bestätigen Sie die Auswahl mit Einstellungen speichern.
- Klicken Sie auf den Button Nach Excel exportieren, um die Stundenabrechnung des betreffenden Mitarbeitenden herunterzuladen.
- Klicken Sie auf Als abgeschlossen markieren.
- Wählen Sie im angezeigten Fenster das Datum bis zu dem die Zeiterfassungen für die Lohnabrechnung als abgeschlossen gelten sollen.
- Bestätigen
Dadurch werden diese Datensätze als abgeschlossen gekennzeichnet, ein Prüfpfad erstellt und eine visuelle Unterscheidung zu noch offenen Zeiterfassungen ermöglicht.
Klicken Sie auf Stundenabrechnung ansehen.
Wählen Sie den Zeitraum im Drop-down-Menü aus.
Wählen Sie das passende Stundenformat aus.
5. Bilanz
Sie können saldenrelevante Daten, wie beispielsweise offene Urlaubstage oder Überstunden, in der Stundenabrechnung der Mitarbeitenden abrufen.
- Loggen Sie sich ein und wählen Sie den Mandanten aus, bei dem Sie Mitarbeiterdaten einsehen möchten.
- Gehen Sie in das Menü Personen -> klicken Sie auf die betreffende Person, um die Stundenabrechnung dieser Person einzusehen.
- Klicken Sie auf den Button Stundenabrechnung anzeigen, um direkt in die Stundenabrechnung der Person zu gelangen.
- Wählen Sie im Drop-down-Menü den Zeitraum, den Sie einsehen möchten.
- Wählen Sie in den Einstellungen rechts das Zeitformat - normale Stunden oder Industriestunden. Speichern Sie Ihre Einstellungen.
Gehen Sie zu Personen und klicken Sie auf den Namen.
Klicken Sie auf den Button Stundenabrechnung anzeigen.
Wählen Sie das passende Zeitformat aus.
War dieser Artikel nützlich für Sie?
Ja, das war nützlich
Nein, das war nicht nützlich