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Anleitung Payroll Connect HR-Manager
Inhaltsverzeichnis
- Anleitung HR Manager oder TimeTac-Admins
- 1. Payroll Connect einrichten
- API-Credentials erstellen
- 2. Basisanwendungen
- Login/ Anmeldung
- TimeTac-Administrator Dashboard
- Chat
- Benachrichtigungen
- 3. Aufgaben-Management-System & Mitarbeiterverwaltung
- Details einer Aufgabe
- Mitarbeiterregistrierung
- Personendatenänderungen
- 4. Lohnabrechnung
Anleitung HR Manager oder TimeTac-Admins
In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie Payroll Connect einrichten, personelle Änderungen übermitteln und Aufgaben für Ihre Steuerberatung oder Ihren Payroll-Partner erstellen oder automatisch erzeugen.
Payroll Connect erleichtert die Zusammenarbeit mit Ihrer Steuerberatung oder Ihrem Payroll-Partner. TimeTac-Kunden haben kostenlosen Zugriff auf Payroll Connect.
1. Payroll Connect einrichten
Um Payroll Connect zu nutzen, melden Sie sich einfach mit Ihren TimeTac-Zugangsdaten an – eine separate Registrierung ist nicht erforderlich.
Voraussetzung ist, dass Ihr TimeTac-Konto bereits von einem Steuerberater oder Payroll-Partner hinzugefügt wurde.
API-Credentials erstellen
Für die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater bzw. Payroll-Partner in Payroll Connect müssen Sie zuvor API-Credentials Ihres TimeTac-Kontos bereitstellen. Nur mit diesen Zugangsdaten kann Ihr Partner auf die relevanten Daten in TimeTac zugreifen.
Alle Details zur Erstellung der API-Credentials in TimeTac finden Sie im Artikel Wie erstelle ich API-Credentials?
2. Basisanwendungen
Login/ Anmeldung
- Rufen Sie im Browser Ihrer Wahl https://payroll.timetac.com/login auf.
- Wählen Sie den Reiter TimeTac-Administrator Login.
- Gehen Sie auf Registrieren.
- Tragen Sie Ihre TimeTac-Account-Daten ein und klicken Sie auf Als TimeTac-Administrator anmelden, um sich einzuloggen.
TimeTac-Administrator Dashboard
- Wählen Sie auf der Startseite einen Partner aus.
- Klicken Sie auf Zum Dashboard.
- Sie befinden sich nun im TimeTac-Administrator Dashboard.
Karten am Dashboard:
Die Karten am Dashboard geben Ihnen einen schnellen Überblick.
- Mitarbeiter: Zeigt die Anzahl Ihrer registrierten Mitarbeitenden.
- Offene Aufgaben: Informiert über die Anzahl der noch offenen Aufgaben.
- Dokumente: Informiert über die Anzahl der Dokumente.
- Aktuelle Aufgaben: Bietet einen Überblick über die neuesten Aufgaben sowie deren Status (Neu, In Bearbeitung, Erledigt).
- Schnellzugriffe: Ermöglicht einen schnellen Zugang zu häufig genutzten Aufgaben und Funktionen.
Linkes Seitenmenü:
Im linken Seitenmenü finden Sie alle Menü-Punkte: Dashboard, Aufgaben, Dokumente und Beratereinstellungen.
Hauptnavigation:
Im Drop-Down-Menü können Sie direkt zwischen den Profilen Ihrer Payroll-Partner wechseln.
Chat
Für jede Aufgabe gibt es einen Chat, in dem der aktuelle Stand der Aufgabe ausgetauscht werden kann. Gehen Sie auf die jeweilige Aufgabe, fügen Sie Ihre Nachricht hinzu und klicken Sie auf Nachricht senden.
Benachrichtigungen
Sie können Benachrichtigungen für verschiedene Vorgänge Ihres Beraters/Partners in TimeTac aktivieren. Sie werden informiert, wenn der Partner eine Aufgabe bearbeitet oder schließt, beziehungsweise den Status ändert.
Es gibt drei Haupttypen von Benachrichtigungen, die Sie einstellen können:
- Aufgabennachrichten: Neue Chat-Messages bei Änderungen wie der Anmeldung oder Abmeldung eines Mitarbeiters, Änderungen der Personendaten, Anpassungen bei Verrechnungen oder allgemeinen Aufgaben.
- Aufgabenstatus geändert: Benachrichtigungen, wenn sich der Status einer Aufgabe ändert.
- Fälligkeit einer Aufgabe: Benachrichtigungen, wenn eine Aufgabe fällig sein soll.
Benachrichtigungen einstellen
- Öffnen Sie das Profilmenü oben rechts und wählen Sie Benachrichtigungseinstellungen.
- Wählen Sie die gewünschte Zeitzone aus.
- Aktivieren Sie die gewünschten Benachrichtigungen.
- Legen Sie fest, wie die Benachrichtigungen zugestellt werden sollen: entweder sofort oder gebündelt, sodass alle Änderungen in einer Nachricht zusammengefasst werden.
- Wenn Sie den gebündelten Versand wählen, definieren Sie das Intervall: Entscheiden Sie, ob die Benachrichtigungen in bestimmten Minutenabständen oder zu einer festgelegten täglichen Uhrzeit versendet werden sollen.
- Wochentage festlegen, an denen Sie Benachrichtigungen erhalten möchten.
3. Aufgaben-Management-System & Mitarbeiterverwaltung
Aufgabenübersicht
Klicken Sie im Seitenmenü auf Aufgaben.
Hier erhalten Sie eine Übersicht über alle Aufgaben.
Optional können Sie die Aufgaben nach Status filtern: Neu, In Bearbeitung, Erledigt.
Details einer Aufgabe
Klicken Sie auf die jeweilige Aufgabe. Jede Aufgabe enthält folgende Informationen:
- Datum, wann die Aufgabe erstellt wurde
- Aufgabentyp
- Status: Neu, In Bearbeitung, Erledigt. Der Status kann aktualisiert werden durch Klick auf Status aktualisieren
- Beschreibung der Aufgabe
- Angehängte Dateien: Hier können beliebig viele Dateien zu einer Aufgabe hochgeladen werden
- Verlauf: Dieser zeigt an, wann der Status und von wem dieser geändert wurde
Neue Aufgabe erstellen
Klicken Sie in Aufgaben auf + Neue Aufgabe.
Füllen Sie folgende Felder aus:
- Titel: Geben Sie einen aussagekräftigen Titel für die Aufgabe ein.
- Beschreibung: Beschreiben Sie den Inhalt oder die nötigen Details der Aufgabe.
- Aufgabentyp: Wählen Sie den passenden Typ aus:
Mitarbeiteranmeldung
Mitarbeiterabmeldung
Personendatenänderung
Verrechnungsänderung
Allgemein
- Person (optional): Wählen Sie die Person, bei der die Aufgabe ausgeführt werden soll.
- Fälligkeitsdatum: Legen Sie das Datum fest, bis wann die Aufgabe erledigt sein soll.
Klicken Sie auf Aufgabe anlegen.
Mitarbeiterregistrierung
Person anlegen: Neue Mitarbeiteranmeldung erstellen
Wenn Sie neue Mitarbeitende anlegen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
In TimeTac anlegen
Durch das Anlegen eines neuen Mitarbeitenden in TimeTac wird automatisch in Payroll Connect eine neue Aufgabe zur Mitarbeiteranmeldung erstellt.
In Payroll Connect anlegen
Registrierung neuer Mitarbeitender durch Upload eines Arbeitsvertrags (Contract AI*)
- Unter Aufgaben: Klicken Sie Person anlegen.
Oder:
- Unter Dokumente: Klicken Sie auf Dokumente hochladen.
*Die KI-Funktion* in Payroll Connect analysiert automatisch Dokumente und weist diese Mitarbeitenden zu.
Laden Sie einen Dienst- oder Arbeitsvertrag hoch:
- Entweder über das Upload-Icon Datei auswählen
- Oder per Drag & Drop
Ordnen Sie den Arbeitsvertrag nun noch einer Aufgabe zu.
Personendatenänderungen
Personendaten ändern
- Alle Änderungen sind in TimeTac vorzunehmen: Ändern Sie den Personendatensatz und speichern Sie diesen in TimeTac.
Wie Sie Änderungen von Personendaten in TimeTac vornehmen, erfahren Sie hier.
- In Payroll Connect wird für die Änderung von Personendaten automatisch eine Aufgabe für den Beratenden/ Partner erstellt
Mitarbeiterabmeldung
- Alle Änderungen sind direkt in TimeTac vorzunehmen: Setzen Sie das Austrittsdatum in TimeTac und speichern Sie dieses.
- In Payroll Connect wird automatisch eine neue Aufgabe mit Aufgabentyp Mitarbeiterabmeldung für den Beratenden/Partner erstellt.
4. Lohnabrechnung
Lohnverrechnungsinstanz zuweisen
- Öffnen Sie im Seitenmenü die Beratereinstellungen.
- Markieren Sie den Partner, der als Lohnverrechnungsinstanz für dieses TimeTac-Konto zuständig ist. Sie legen damit fest, wer von Ihren Partnern befugt ist, Gehaltsabrechnungen bzw. Lohnzettel hochzuladen.
- Speichern Sie die Einstellungen.
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