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Wie importiere ich Benutzerdaten mithilfe des DATEV DALY-Benutzerimports

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mithilfe des DATEV DALY-Benutzerimports mühelos Benutzerdaten aus Ihrem DATEV Lohn & Gehalt oder DATEV Lodas System in TimeTac importieren.

1Laden Sie sich den Stammdatenexport über das Daten-Analyse-System (DALY) im .txt Format in DATEV wie folgt beschrieben herunter.

Wählen Sie im Programm Daten-Analyse-System die Auswertung Stammdatenexport:

Für LODAS unter Personalwirtschaft | RZ-Lohn | Allgemein
Für Lohn und Gehalt unter Personalwirtschaft | Lohn und Gehalt | Allgemein

Klicken Sie auf die Auswertung Stammdatenexport. Klicken Sie die Schaltfläche Neue Datenanalyse

Wählen Sie in der Liste Mandant den zu exportierenden Mandanten.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für den Abrechnungsmonat.

Wählen Sie den aktuellen Eintrag in den Listen von Monat und bis Monat.

Wählen Sie den aktuellen Eintrag in den Listen von Jahr und bis Jahr.

Klicken Sie auf Ausführen. Warten Sie, bis die Daten in der Datenansicht angezeigt werden.

Klicken Sie im Bereich Exportieren auf die Option nach ASCII. Im Fenster Exportieren nach ASCII können Sie die Angaben zum Speichern der Datei erfassen (z. B. Speicherort, Dateiname).

Klicken Sie auf OK. Die Datei wird lokal gespeichtert.
2Loggen Sie sich in TimeTac ein und öffnen Sie im Integrations Center die DATEV DALY Integration.
3Laden Sie das DATEV DALY .txt File im Integrations-Center hoch.
4Neue Benutzer/innen werden nur erstellt, wenn sie noch nicht existieren – bestehende Konten werden nicht aktualisiert. Nach dem Dateiupload erhält die Person, die den Benutzerimport durchgeführt hat, eine E-Mail mit Informationen über die Anzahl der angelegten Benutzer/innen und eventuellen Problemen, wie zum Beispiel, wenn ein Benutzername bereits vorhanden ist.

Und schon ist der Benutzerimport abgeschlossen.

Wie werden die Daten synchronisiert?


Je nach verwendetem DATEV-Exportformat werden die folgenden Spalten importiert und entsprechenden Feldern in TimeTac zugewiesen:


DATEV Lohn und Gehalt:

  • DATEV-Personalnummer
  • Vorname
  • Nachname
  • Geburtsdatum
  • Straße
  • Postleitzahl
  • Ort
  • Eintrittsdatum


DATEV LODAS:

Zusätzlich zu den genannten Daten von Lohn und Gehalt wird hier auch noch die Email Adresse importiert.


Beim Import und Anlegen neuer Benutzer/innen in TimeTac werden zusätzlich folgende Einstellungen automatisch gesetzt:

  • Benutzername

Wird wie folgt festgelegt:

Falls eine E-Mail-Adresse für den Mitarbeiter in DATEV vorhanden ist → E-Mail als TimeTac-Benutzername


Andernfalls → DATEV-Personalnummer als TimeTac Benutzername

  • Passwort

Wird automatisch generiert und per E-Mail versendet. Beim ersten Login werden die Mitarbeitenden aufgefordert ihr Passwort zu ändern.

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