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Wie kann ich Benutzer archivieren und wiederherstellen?

Mit der Archivierungsfunktion in TimeTac können Sie Mitarbeitende vorübergehend deaktivieren, ohne deren Daten zu löschen. Alle Einträge und die gesamte Historie bleiben erhalten, sodass eine spätere Wiederherstellung jederzeit möglich ist. 


So archivieren Sie einen Benutzer

Zur Info: Als Account Owner und Admin können Sie nur andere Benutzer archivieren. Ihren eigenen Account können Sie nicht archivieren.

Archivieren – Schritt für Schritt

1Gehen Sie dafür in das Menü Einstellungen und wählen Sie Personen.
2Klicken Sie beim gewünschten Benutzer rechts im Reiter Aktionen auf das Drei-Punkte-Menü.
3Wählen Sie Archivieren.
4Bestätigen Sie den Vorgang im Hinweis-Pop-up mit "Ja, archivieren".

Archiverungszeitraum

  • Archivierte Benutzer verlieren sofort den direkten Zugriff auf ihr Profil. 
  • Der Archivierungsstatus tritt ab dem folgenden Tag in Kraft.
  • Alle bis zum Tag der Archivierung erfassten Daten bleiben erhalten.

Datenzugriff

  • Sie haben keinen Zugriff mehr auf das Profil oder weitere Einstellungen dieses Benutzers.
  • Alle Stundenabrechnungen und Mitarbeiterauswertungen des archivierten Benutzers können Sie weiterhin einsehen und exportieren. 

Verantwortlichkeiten

  • Alle Verantwortlichkeiten des archivierten Benutzers werden automatisch entzogen. 
  • Die Zuständigkeiten gehen direkt an das zuständige Management über.
  • Somit werden offene Anträge, wie Urlaubstage oder neue Zeitbuchungen, an das Management weitergeleitet.

Darstellung archivierter Benutzer

Um archivierte Benutzer in TimeTac anzuzeigen, gehen Sie ins Menü Einstellungen, und wählen Personen. Aktivieren Sie oben mittig den Toggle Archivierte anzeigen. Archivierte Benutzer sind in der Liste visuell gekennzeichnet und lassen sich dadurch eindeutig von aktiven Mitarbeitenden unterscheiden.


Screenshot aus TimeTac: Archivierte Benutzer werden im Bereich grau und mit dem Status archiviert dargestellt.

Auch in Mitarbeiterauswertungen sind archivierte Benutzer sichtbar. Wenn Sie mit der Maus über das Info-Icon fahren, wird der genaue Zeitpunkt der Archivierung angezeigt.

Beachten Sie, dass in Mitarbeiterauswertungen nur Daten aus den Zeiträumen erscheinen, in denen der Benutzer aktiv war.

Screenshot aus TimeTac: Archivierte Benutzer werden in Mitarbeiterauswertung grau und mit dem Hinweis archiviert dargestellt. Ein Info-Icon neben dem Namen gibt Auskunft über den Zeitpunkt der Archivierung.
Info: Wenn ein Benutzer archiviert und später wiederhergestellt wurde, ist dies ebenfalls über das Info-Icon vor dem Namen ersichtlich. Fahren Sie mit der Maus über das Info-Icon, um den genauen Archivierungszeitraum anzuzeigen.

So stellen Sie archivierte Benutzer wieder her

Die Wiederherstellungsfunktion ermöglicht es, archivierte Benutzer schnell und nahtlos zu reaktivieren. Alle vorherigen Einstellungen, Berechtigungen und Daten werden wiederhergestellt, sodass der Benutzer sofort wie gewohnt arbeiten kann.


Wiederherstellen – Schritt für Schritt

1Gehen Sie in das Menü Einstellungen und wählen Personen.
2Aktivieren Sie oben mittig den Toggle Archivierte anzeigen.
3Klicken Sie Benutzer wiederherstellen.
4Bestätigen Sie den Vorgang im Hinweis-Pop-up, "Ja, wiederherstellen".
5Nach der Wiederherstellung werden Sie direkt zum Profil des Benutzers navigiert.

Wichtiger Hinweis zur Wiederherstellung von Benutzern

Arbeitszeitmodell und Abteilung

  • Prüfen Sie, ob die Arbeitszeiten und die Abteilung korrekt zugeordnet sind. 
  • Falls notwendig, weisen Sie den Benutzer neu zu. 
Screenshot aus TimeTac: Im Profil eines wiederhergestellten Benutzers sollten überprüft werden, ob unter Anstellung Arbeitszeiten und Abteilung korrekt zugeordnet sind.
Achtung: Das Wiederherstellungsdatum wird als Startdatum übernommen, wenn das zuvor zugewiesene Arbeitszeitmodell oder die Abteilung nicht mehr existieren.

Abwesenheiten und Urlaubsanspruch

  • Kontrollieren Sie unter Abwesenheiten, ob die Urlaubsansprüche korrekt und aktuell sind. 
  • Stellen Sie sicher, dass die Resturlaubstage richtig übernommen wurden.
Screenshot aus TimeTac: Im Profil eines wiederhergestellten Benutzers sollten überprüft werden, ob unter Abwesenheiten Urlaubsansprüche korrekt zugeordnet sind.

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